Manuelle Datenpflege zwischen Excel und SharePoint gehört in vielen Unternehmen zum Alltag - und kostet dabei mehr, als auf den ersten Blick sichtbar ist. Mitarbeitende kopieren Daten von Hand, Fehler schleichen sich ein, Versionen laufen auseinander. Gerade in Organisationen, die Microsoft 365 bereits im Einsatz haben, lassen sich solche Prozesse mit Power Automate ohne Programmierkenntnisse automatisieren - und damit dauerhaft entlasten. Das folgende Tutorial zeigt Schritt für Schritt, wie ein solcher Flow aufgebaut wird.
Das seit 2016 zur Microsoft-Welt gehörende Tool ist eine sogenannte Low-Code-Lösung, die einfache, standardisierte und sich wiederholende Prozesse automatisieren kann. Das heißt, es ermöglicht auch Mitarbeitenden, die keine Ahnung von Softwareentwicklung haben, einfache Programmierungen durchzuführen. Das ist unter anderem dem visuellen Editor von Power Automate zu verdanken. Ob es das Exportieren von dem einen Format, wie hier von Excel nach SharePoint, in ein anderes ist, oder Outlook-Email-Anhänge automatisch in One-Drive speichern oder Antworten aus Umfragen sofort an einem ausgewählten Speicherort zu hinterlegen - es sind kaum Grenzen gesetzt.
Mit Power Automate lassen sich nicht nur Brücken und Workflows zwischen Apps in der Microsoft-Welt wie PowerBI, Power Apps, Office 365 mit Word und Co. erschaffen. Das Tool bietet auch eine Unmenge von Schnittstellen zu externen Diensten. Darunter fallen unter anderem Twitter, Dropbox oder Google Drive, um nur einige wenige Beispiele zu nennen. Insgesamt sind es bereits mehr als 100 Systeme, die an Power Automate angebunden werden können.
Aber genug davon, was Power Automate in der Theorie alles kann. Lasst uns die Ärmel hochkrempeln und uns kurz konkret an einem Beispiel ansehen, wie Power Automate funktioniert. Wir zeigen hier, wie man eine Automatisierung für Daten aus einer Microsoft Excel-Liste in eine SharePoint-Liste erstellt - und das ganz einfach.
1. Flow und (automatisierte) Trigger
Hier betrachten wir eine Automatisierung (oder „Flow“), die durch das Hochladen einer Datei in eine SharePoint Dokumentenbibliothek ausgelöst wird. Dieser Trigger kann beispielsweise genutzt werden, wenn eine Datei automatisch verschoben werden soll oder Daten von einer Quelle eingelesen und in eine Zielumgebung übertragen werden sollen.
Jeder Flow beginnt mit einem Trigger. Ein Trigger ist eine Aktion, die den Flow auslöst. In Power Automate wird grundlegend zwischen automatisierten Flows (diese werden als Reaktion auf eine definierte Aktion gestartet), sofortigen Flows (diese werden manuell gestartet) und geplanten Flows (diese werden zu einem festgelegten Zeitpunkt oder in einem festgelegten Intervall gestartet).
Abb. 1: Auswahl des Triggers "Wenn eine Datei in einem Ordner erstellt wird" in Power Automate
In diesem Beispiel nutzen wir einen automatisierten Trigger. Microsoft bietet eine Vielzahl von Auslösern zur Auswahl. Wir wählen den Trigger „Wenn eine Datei in einem Ordner erstellt wird“. Dieser Trigger prüft einen Ordner im definierten SharePoint und startet den Flow, falls in diesem Ordner eine Datei abgelegt werden sollte.
In diesem Beispiel wollen wir Daten aus einer Exceldatei in eine SharePoint-Liste exportieren. Dafür definieren wir im Feld „Websiteadresse“ den gewünschten SharePoint und im Feld „Ordner-ID“ den gewünschten Ordner. Hierbei ist zu beachten, dass der Ordner sich innerhalb des definierten SharePoints befinden muss.
Um die Abfrage dynamisch zu gestalten - das heißt unabhängig vom Namen der Datei die Daten auslesen zu können - rufen wir die Eigenschaften der abgelegten Datei ab. Diesen Schritt müssen wir nach dem Trigger als nächsten Schritt in den Flow einbauen.
Abb. 2: Abruf der Dateieigenschaften als dynamischer Wert im Flow
Die Eigenschaften einer Datei ermöglichen uns in den weiteren Schritten des Flows dynamische Werte zu setzen.
2. Schleifenfunktion für sich wiederholende Arbeitsschritte
In der folgenden Abbildung nutzen wir eine Schleifenfunktion, um einen Arbeitsschritt zu wiederholen. Diese Funktion nennt sich „Auf alle anwenden“ wir nutzen diese Schleife in Verbindung mit einer weiteren „Auf alle anwenden“ Schleife, um die einzelnen Zeilen der Excel-Datei auszulesen.
Abb. 3: "Auf alle anwenden"-Schleife zum Auslesen der Excel-Zeilen
Um die Datei und den zu betrachtenden Bereich innerhalb der Datei zu identifizieren, werden durch den Schritt „In Tabelle vorhandene Zeilen auflisten“ die Daten ausgelesen. Hierfür muss der Speicherort der Datei angegeben werden. Um diesen dynamisch zu setzen, tragen wir im Feld „Datei“ den Wert „Vollständiger Pfad“ ein. Dieser gibt uns den Pfad der Datei aus, die den Flow getriggert hat. Anschließend müssen wir die in der Exceldatei definierte Tabelle bestimmen.
Wollt ihr Prozessautomatisierung im Unternehmensmaßstab denken?
Einzelne Flows wie dieser sind ein guter Einstieg. Wer repetitive Prozesse systematisch identifizieren, priorisieren und skalieren möchte, braucht eine strukturierte Herangehensweise. Auf unserer Leistungsseite erfahrt ihr, wie Assecor Unternehmen bei der digitalen Transformation - von der Strategie bis zur Umsetzung - begleitet.
3. Noch eine Schleife
Daraufhin nutzen wir eine zweite „auf alle anwenden“-Schleife, um die im Schritt „In Tabelle vorhandene Zeilen auflisten“ enthaltenen Zeilen in eine SharePoint Tabelle zu übertragen.
Abb. 4: Zweite Schleife zur Übertragung der Zeilen in die SharePoint-Liste
Achtung: Hier ist zu beachten, dass die Excel und die SharePoint Tabelle gleich formatiert sein müssen. Das bedeutet, dass die Spaltenbezeichnung innerhalb der Excel-Datei und der SharePoint-Tabelle deckungsgleich sein müssen. In diesem Beispiel werden die Spalten „Title“, „Datum“, „Projekt“, „vor Ort“ und „Beschreibung“ genutzt.
Das Datumsfeld nimmt hierbei eine Sonderstellung ein, da Datumsinformationen in Excel in Form eines ganzzahligen Zahlenwerts gespeichert werden. Um diesen Wert in SharePoint im Datumsformat darzustellen, müssen die Daten mithilfe der folgenden Formel konvertiert werden:
if(empty(item()?[‘Datum’]),null,addDays(‘1899-12-30’,int(item()?[‘Datum’]),’yyyy-MM-dd’))
Das Ergebnis des Flows ist die Übertragung der Daten aus der gespeicherten Exceldatei in eine angelegte SharePoint Liste.
Abb. 5: Ergebnis in der SharePoint-Liste nach erfolgreicher Flow-Ausführung
Und voilà - wir sind fertig!
Von hier aus kann man verschiedene weitere Flows anschließen. Zum Beispiel in einen PowerBI-Bericht.
Übrigens: Um zu verhindern, dass Nutzer Flows entwerfen, die die IT-Sicherheit kompromittieren können, oder unbemerkt Daten sammeln, bietet Power Automate ein Admincenter. Hier kann eine Einschränkung der integrierbaren Software vorgenommen werden, um unternehmenskritische Daten und Systeme zu schützen.
Der hier gezeigte Flow ist nur ein Bruchteil der Möglichkeiten zur Automatisierung, die Power Automate bietet. Wer systematisch herausfinden möchte, welche Prozesse im Unternehmen das größte Automatisierungspotenzial haben und wie RPA und KI dabei zusammenspielen, findet im Beitrag Geschäftsprozesse automatisieren: So steigern KMU ihre Effizienz mit RPA und KI einen strukturierten Einstieg.
Fazit: Von der Einzellösung zur systematischen Automatisierung
Der gezeigte Flow demonstriert, wie sich mit Power Automate ein konkretes, alltagsnahes Problem lösen lässt, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Gerade in Unternehmen, die Microsoft 365 bereits nutzen, schlummert hier erhebliches Potenzial: Viele manuelle Prozesse zwischen Excel, SharePoint, Teams oder Outlook lassen sich auf ähnliche Weise automatisieren und damit dauerhaft aus dem Arbeitsalltag herausnehmen.
Der entscheidende nächste Schritt ist allerdings nicht der nächste Flow, sondern die Frage, welche Prozesse im Unternehmen überhaupt automatisierungswürdig sind - und in welcher Reihenfolge. Wer das systematisch angeht, erzielt deutlich mehr Wirkung als durch punktuelle Einzellösungen. Microsofts offizielle Dokumentation zu Power Automate und SharePoint-Workflows bietet dafür eine solide technische Grundlage. Für die strategische Einordnung - also die Frage, welche Automatisierungen den größten Hebel haben - lohnt sich eine strukturierte Analyse der eigenen Prozesslandschaft.
Wer tiefer in das Thema einsteigen möchte, findet auf dem Assecor-Blog weitere Beiträge: etwa zum Thema Datenmanagement im Unternehmen als Grundlage für saubere Automatisierungen.
Häufige Fragen zu Power Automate, Excel und SharePoint
Kann Power Automate direkt in SharePoint verwendet werden?
Ja. Power Automate ist tief in SharePoint integriert. Flows lassen sich direkt aus einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek heraus erstellen und automatisieren dort Aufgaben wie Genehmigungen, Benachrichtigungen oder - wie in diesem Tutorial gezeigt - den Datenimport aus externen Quellen wie Excel.
Muss die Excel-Tabelle gleich formatiert sein wie die SharePoint-Liste?
Ja, das ist eine der wichtigsten Voraussetzungen. Die Spaltenbezeichnungen in der Excel-Datei und der SharePoint-Liste müssen exakt übereinstimmen. Abweichungen in Schreibweise oder Benennung führen dazu, dass der Flow die Daten nicht korrekt zuordnen kann und Fehler auftreten.
Welche Flow-Typen gibt es in Power Automate?
Power Automate unterscheidet drei grundlegende Flow-Typen: automatisierte Flows (starten als Reaktion auf ein Ereignis), sofortige Flows (werden manuell ausgelöst) und geplante Flows (laufen zu festgelegten Zeitpunkten oder Intervallen). Für den Import von Excel-Daten in SharePoint eignet sich in der Regel ein automatisierter Flow mit Datei-Trigger.
Wie wird ein Datumswert aus Excel korrekt in SharePoint übertragen?
Excel speichert Datumsangaben intern als ganzzahligen Zahlenwert. Um diesen in SharePoint korrekt als Datum darzustellen, muss eine Konvertierungsformel im Flow verwendet werden: if(empty(item()?['Datum']),null,addDays('1899-12-30',int(item()?['Datum']),'yyyy-MM-dd')). Diese Formel rechnet den Excel-Zahlenwert in ein lesbares Datumsformat um.
Funktioniert Power Automate mit SharePoint Online?
Ja. Power Automate ist nativ in SharePoint Online integriert und unterstützt sowohl Listen als auch Dokumentenbibliotheken als Trigger oder Ziel eines Flows. Eine separate Lizenz ist für Grundfunktionen nicht erforderlich, da Power Automate in den meisten Microsoft-365-Abonnements enthalten ist.
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