KI einführen: Mitarbeitende beteiligen und Akzeptanz fördern

Künstliche Intelligenz wird in vielen Unternehmen bereits genutzt. Doch mit neuen Anwendungen oder einer breiteren Einführung verändern sich die Aufgaben: Mitarbeitende prüfen zusätzliche Ergebnisse, bearbeiten andere Ausnahmen oder müssen neue Entscheidungen treffen. Solche Veränderungen benötigen klare Informationen und echte Möglichkeiten zur Mitgestaltung.

Welche Sorgen dabei entstehen, hängt vom konkreten Einsatz ab. Dazu können zusätzliche Kontrolle, steigender Arbeitsdruck, unklare Verantwortung oder Unsicherheit über die eigene Rolle gehören. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf diese organisatorische Seite der KI-Einführung: Er hilft bei neuen Vorhaben ebenso wie bei Anwendungen, deren Nutzung im Alltag bislang nicht überzeugt.

Der Beitrag basiert auf einem ursprünglichen Artikel von Julia Führer und wurde von der Assecor Redaktion aktualisiert.

Warum Mitarbeitendenbeteiligung bei der KI-Einführung wichtig ist

Eine technisch funktionierende Anwendung kann im Alltag scheitern, wenn sie nicht zum Arbeitsablauf passt oder zusätzliche Nacharbeit erzeugt. Mitarbeitende kennen viele dieser Schwierigkeiten aus ihrer täglichen Arbeit. Werden sie frühzeitig beteiligt, lassen sich Anforderungen, Ausnahmefälle und mögliche Belastungen besser erkennen.

Transparenz, Kommunikation und Beteiligung helfen, Veränderungen nachvollziehbar zu gestalten. Die Initiative Neue Qualität der Arbeit beschreibt Grundbausteine einer beteiligungsorientierten KI-Einführung: Ziele und Folgen gemeinsam betrachten, Kompetenzen entwickeln und Abläufe anhand der Erfahrungen der Beschäftigten anpassen. Beteiligung garantiert keine Zustimmung, ermöglicht aber fundiertere Entscheidungen.

KI einführen und Mitarbeitende beteiligen: Sieben Schritte

1. Den konkreten Einsatz und seine Grenzen erklären

Erklären Sie die Anwendung anhand der tatsächlichen Aufgabe. Mitarbeitende benötigen vor allem Antworten darauf, welche Informationen verarbeitet werden, welches Ergebnis die KI liefert und was anschließend von ihnen erwartet wird.

Klären Sie:

• Aufgabe: Welchen Arbeitsschritt unterstützt die Anwendung?

• Grenzen: Welche Fälle kann sie nicht zuverlässig bearbeiten?

• Kontrolle: Wer prüft Ergebnisse und darf sie korrigieren oder verwerfen?

• Daten: Welche Informationen dürfen eingegeben oder abgerufen werden?

• Veränderung: Welche bisherigen Aufgaben entfallen, verändern sich oder kommen hinzu?

Verwenden Sie verständliche Beispiele aus dem eigenen Arbeitsbereich. Kurze Demonstrationen, gemeinsame Übungen und Hinweise im Intranet sind häufig hilfreicher als eine allgemeine Einführung in KI-Technologien.

2. Bedarfe identifizieren: Wo kann KI wirklich helfen?

Prüfen Sie mit den betroffenen Teams, welche Aufgaben Unterstützung benötigen und welche Folgen eine Veränderung hätte. Unser Überblick zu KI-Einsatzgebieten für Unternehmen bietet hierfür mögliche Ansatzpunkte.

• Arbeitsaufwand: Wo entstehen wiederkehrende Aufgaben, Wartezeiten oder unnötige Übergaben?
• Qualität: Welche Fehler und Ausnahmen müssen Mitarbeitende heute erkennen oder korrigieren?
• Handlungsspielraum: Wo ist eine Unterstützung hilfreich, und wo muss eine Person selbst entscheiden können?
• Belastung: Welche zusätzliche Prüfung oder Dokumentation würde die Anwendung verursachen?

Beziehen Sie auch Personen ein, die der Anwendung skeptisch gegenüberstehen oder bislang wenig KI-Erfahrung haben. Halten Sie fest, welche Rückmeldungen berücksichtigt wurden und welche Fragen noch offen sind.

Die technische Auswahl, Datenanbindung und Vorbereitung des Produktivbetriebs erläutert unser Leitfaden zur KI-Implementierung. Hier steht dagegen im Mittelpunkt, wie die Menschen im betroffenen Prozess diese Entscheidungen mitgestalten.

KI verändert Arbeit: Entwicklungen und Entscheidungen einordnen

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3. Im Pilot gemeinsam prüfen, was sich verändert

Ein begrenzter Pilot sollte zeigen, wie die Anwendung im tatsächlichen Arbeitsablauf funktioniert. Legen Sie mit den Beteiligten fest, welche Aufgaben getestet werden, welche Daten verwendet werden dürfen und wer bei Problemen unterstützt. Planen Sie Arbeitszeit für Einarbeitung, Ergebnisprüfung und Rückmeldungen ein.

Illustratives Beispiel: Ein Serviceteam testet KI-generierte Antwortentwürfe für Standardanfragen. Mitarbeitende bearbeiten zunächst vergleichbare Fälle mit und ohne Unterstützung. Sie prüfen fachliche Richtigkeit, notwendigen Korrekturaufwand und die Zeit bis zur fertigen Antwort. Ungeeignete Entwürfe dürfen ohne Rechtfertigungsdruck verworfen werden.

Besprechen Sie die Ergebnisse gemeinsam. Werden Aufgaben nur verlagert oder entstehen neue Belastungen, müssen Ablauf oder Anwendung angepasst werden. Ein Pilot kann ebenso begründen, auf eine Funktion zu verzichten. Zustimmung sollte nicht durch einseitig ausgewählte Erfolgsgeschichten ersetzt werden.

4. Führung und Verantwortung verbindlich gestalten

Führungskräfte geben Orientierung durch nachvollziehbare Entscheidungen. Dazu gehört, Ziele und offene Fragen zu benennen, Zeit für Lernen bereitzustellen und Rückmeldungen ernst zu nehmen. Eigene KI-Nutzung kann hilfreich sein, ersetzt diese Aufgaben aber nicht.

Legen Sie fest, wer über die Anforderungen entscheidet, wer die fachlichen Ergebnisse prüft und wer sich um auftretende Probleme kümmert. Die Zuständigkeiten können je nach Unternehmen kombiniert werden; sie müssen für Mitarbeitende verständlich bleiben.

Übersicht: Rollen bei der KI-Einführung

Diese Übersicht beschreibt Funktionen. Sie verlangt nicht für jede Rolle eine zusätzliche Stelle.

Bei der Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich KI bestehen in Deutschland Unterrichtungs- und Beratungsrechte des Betriebsrats nach § 90 BetrVG. Je nach Einsatz können weitere Mitbestimmungsrechte relevant sein, beispielsweise bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Welche Rechte greifen, ist für das konkrete Vorhaben zu prüfen. Ein informeller Dialog ersetzt gesetzliche Beteiligungsverfahren nicht.

5. Bedenken verstehen und Entscheidungen nachvollziehbar machen

Erklären Sie, warum der konkrete Arbeitsablauf verändert werden soll und welche Ziele damit verbunden sind. Benennen Sie auch, was noch nicht entschieden ist. Aussagen zu Arbeitsplätzen, Leistungskontrolle oder künftigen Rollen müssen belastbar sein; pauschale Versprechen können später Vertrauen beschädigen.

Bedenken können auf fehlende Orientierung, ungeeignete Abläufe oder tatsächliche Interessenkonflikte hinweisen. Ihre Ursachen sollten geklärt werden, bevor sie als mangelnde Veränderungsbereitschaft bewertet werden. Gerade bei tiefgreifenden Veränderungen lohnt es sich, die berührten Werte und Erwartungen sichtbar zu machen:

• Was wird als Bedrohung erlebt?
• Welche stillschweigenden Normen geraten ins Wanken?
• Was wird aus meiner Arbeit, meiner Position und meiner Rolle?

Der Ansatz der wertebasierten Transformation unseres Partners berliner team betrachtet Widerstand als Anlass für Dialog und Reflexion. Diese Perspektive kann helfen, unterschiedliche Erwartungen an Zusammenarbeit, Verantwortung und Veränderung zu klären.

Nicht jedes Problem ist ein Wertekonflikt. Fehlende Zeit, unzuverlässige Ergebnisse oder unklare Zugriffsrechte benötigen konkrete Änderungen. Halten Sie deshalb fest, welche Bedenken zu welcher Entscheidung oder Maßnahme geführt haben.

6. Qualifizierung an Rollen und Aufgaben ausrichten

Qualifizierung sollte sich an der tatsächlich verwendeten Anwendung und den Aufgaben der Person orientieren. Ein allgemeiner KI-Kurs kann Grundlagen vermitteln. Für den Arbeitsalltag benötigen Mitarbeitende zusätzlich konkrete Übungen und Regeln.

Für Anwender:innen: Ergebnisse auf fachliche Richtigkeit prüfen, vertrauliche Daten schützen, ungeeignete Ausgaben erkennen und unklare Fälle weitergeben. Bei Textwerkzeugen gehört auch geeignetes Prompting dazu.

Für Fachverantwortliche und Führung: Qualität, Nutzen und Belastung bewerten, Kontrollpunkte festlegen und über Änderungen entscheiden.

Für IT und Entwicklung: Datenflüsse, Berechtigungen, Fehlerbehandlung, Versionen und Betrieb beherrschen.

Üben Sie mit typischen Aufgaben und wichtigen Ausnahmefällen. Prüfen Sie durch praktische Anwendung, ob die vorgesehenen Kontrollen verstanden werden; eine Teilnahmebescheinigung allein zeigt das nicht. Vertrauliche oder personenbezogene Daten dürfen nicht ungeprüft in Trainingsübungen eingegeben werden. Unser DSGVO-Leitfaden für Unternehmen erläutert die entsprechenden Prüffelder.

Planen Sie außerdem Unterstützung nach der Schulung ein: eine erreichbare Ansprechperson, verständliche Hilfen und Zeit für Rückfragen. Neue Funktionen oder geänderte Prozesse können weitere Qualifizierung erfordern.

KI-Vorhaben mit klaren Zielen und Verantwortlichkeiten planen

Unser Leitfaden "KI im Unternehmen einführen" behandelt Anwendungsfälle, Pilotprojekte und Erfolgsmessung. Nutzen Sie ihn, um die technische Planung mit organisatorischen Anforderungen zu verbinden. Die konkrete Beteiligung und Qualifizierung Ihrer Teams bleibt Bestandteil des eigenen Vorhabens.

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7. Auf Augenhöhe kommunizieren und Erfahrungen auswerten

Kommunikation begleitet die Veränderung von der Planung bis zum Betrieb. Sie sollte Ziele, Auswirkungen und Entscheidungswege erklären und Rückfragen ermöglichen. Regelmäßige Austauschformate sind hilfreich, wenn Rückmeldungen anschließend sichtbar bearbeitet werden.

Informieren Sie die betroffenen Teams rechtzeitig darüber, welche Aufgaben sich verändern, welche Unterstützung verfügbar ist und wer offene Fragen beantwortet. Unterscheiden Sie bereits beschlossene Regeln von Punkten, die im Pilot noch geprüft werden. Aussagen zu Arbeitsplätzen, Leistungskontrolle oder künftigen Rollen müssen belastbar sein.

Beispiel: Das Serviceteam über einen KI-Piloten informieren

Für den zuvor beschriebenen Test von Antwortentwürfen könnte eine erste Information so formuliert werden:

"Wir möchten KI-generierte Antwortentwürfe für klar abgegrenzte Standardanfragen testen. Ziel ist, den Aufwand bis zur fertigen Antwort zu reduzieren, ohne die fachliche Qualität zu verschlechtern. Sie prüfen die Entwürfe und können sie ändern oder verwerfen. Vor dem Test legen wir fest, welche Daten verwendet werden dürfen, welche Unterstützung verfügbar ist und wie Rückmeldungen ausgewertet werden. Nach der Pilotphase besprechen wir gemeinsam Qualität, Nacharbeit und Auswirkungen auf Ihren Arbeitsalltag. Eine Ausweitung ist noch nicht beschlossen."

Das Beispiel muss an das tatsächliche Vorhaben und die vereinbarten Regeln angepasst werden. Ergänzen Sie insbesondere Zeitraum, Ansprechpersonen und Beteiligungsmöglichkeiten. Erklären Sie auch, welche Nutzungsdaten erhoben werden, wer darauf zugreifen darf und welchem Zweck die Auswertung dient.

Fragen und Bedenken sollten beantwortet oder als offene Punkte dokumentiert werden. Berichten Sie anschließend, welche Rückmeldungen zu Änderungen geführt haben und warum andere Vorschläge nicht umgesetzt werden. So bleibt nachvollziehbar, welchen Einfluss die Beteiligung hatte.

Akzeptanz und Arbeitswirkung überprüfen

Eine hohe Nutzungszahl allein belegt keine Akzeptanz, insbesondere bei verpflichtender Verwendung. Betrachten Sie zusätzlich:

• Rückmeldungen: Verstehen Mitarbeitende Zweck, Grenzen und Zuständigkeiten? Welche Bedenken bleiben?

• Sichere Nutzung: Werden Ergebnisprüfung und Datenregeln praktisch eingehalten?

• Entlastung: Sinkt der Aufwand einschließlich Kontrolle und Nacharbeit?

• Belastung: Entstehen mehr Unterbrechungen, Zeitdruck oder zusätzliche Prüfaufgaben?

• Hindernisse: Fehlen Zugänge, Unterstützung, geeignete Daten oder passende Funktionen?

Kombinieren Sie Gespräche und strukturierte Rückmeldungen mit geeigneten Prozesskennzahlen. Eine geringe Nutzung kann beispielsweise auf fehlende Zugänge oder unpassende Funktionen zurückgehen. Häufige Nutzung kann wiederum mit erheblicher Nacharbeit verbunden sein. Die Ergebnisse benötigen deshalb eine gemeinsame Einordnung mit den betroffenen Teams.

Erfassen Sie Rückmeldungen möglichst datensparsam und auf Team- oder Prozessebene. Legen Sie Zwecke und Zugriff auf Auswertungen offen. Beteiligungs- und Datenschutzanforderungen bleiben zu beachten; eine verdeckte individuelle Leistungskontrolle darf daraus nicht entstehen. Wenn Anonymität zugesagt wird, muss sie auch tatsächlich gewährleistet sein.

Dokumentieren Sie abschließend, welche Anpassungen beschlossen wurden, wer sie umsetzt und wann ihre Wirkung erneut geprüft wird. Auch nach einer Ausweitung sollten Mitarbeitende Schwierigkeiten melden und Verbesserungen anregen können.

Häufige Stolpersteine bei der KI-Einführung mit Mitarbeitenden

Schwierigkeiten entstehen häufig durch unklare Erwartungen, fehlende Beteiligung oder zusätzliche Belastung. Die folgenden Prüfpunkte helfen, konkrete Verbesserungen abzuleiten.

Übersicht: Stolpersteine und geeignete Reaktionen

Die passende Reaktion richtet sich nach dem tatsächlichen Problem. Kommunikation allein behebt keine technischen oder organisatorischen Mängel.

Fazit: Beteiligung, Verantwortung und Arbeitswirkung zusammenbringen

Die Einführung von KI in Ihren Teams verändert die Arbeit und den Zusammenarbeit. Ihre Mitarbeitenden sollten deshalb früh verstehen, welche Aufgabe unterstützt wird, welche Grenzen gelten und wie sie die Gestaltung beeinflussen können.

Führung, Fachbereich und IT müssen Verantwortung, Unterstützung und Kontrollpunkte gemeinsam klären. Beschäftigtenvertretungen sind entsprechend ihren Rechten einzubeziehen. Die Qualifizierung richtet sich nach den tatsächlichen Aufgaben.

Prüfen Sie nach der Einführung, ob die Anwendung im Alltag hilft und welche Belastungen oder Hindernisse bleiben. Die Ergebnisse können eine Ausweitung, Anpassung oder Einschränkung begründen. Die Beteiligung setzt sich damit im laufenden Betrieb fort.

FAQ: Mitarbeitende an der KI-Einführung beteiligen

1. Warum ist die Einbindung der Mitarbeitenden bei der Einführung von KI so wichtig?

Mitarbeitende kennen Anforderungen, Ausnahmen und Belastungen ihres Arbeitsalltags. Ihre frühe Beteiligung hilft, ungeeignete Abläufe und zusätzlichen Kontrollaufwand zu erkennen. Verständliche Ziele und nachvollziehbare Entscheidungen ermöglichen eine fundierte Mitgestaltung. Zustimmung ist dadurch nicht garantiert; berechtigte Bedenken müssen bearbeitet werden.

2. Wie kann ein Unternehmen den Einstieg in KI am besten gestalten?

Wählen Sie ein abgegrenztes Vorhaben und klären Sie mit den betroffenen Teams Aufgabe, Daten, Kontrolle und Zuständigkeiten. Planen Sie Zeit für Tests und Qualifizierung ein. Ein Pilot sollte Qualität, Nacharbeit und Arbeitsfolgen prüfen. Rückmeldungen müssen zu nachvollziehbaren Entscheidungen führen. Technische Freigaben und Beteiligungsrechte bleiben erforderlich.

3. Welche Rolle spielen Führungskräfte bei der KI-Transformation?

Führungskräfte sind Vorbilder und Wegbereiter:innen. Sie erklären die Ziele, stellen Ressourcen bereit und klären die Verantwortlichkeiten. Sie sollten Rückmeldungen ernst nehmen und ihre Entscheidungen nachvollziehbar begründen. Die eigene KI-Nutzung kann dabei Orientierung geben. Entscheidend ist auch, ob die Teams im Alltag Unterstützung erhalten und die neuen Abläufe sie wirklich entlasten.

4. Was sind typische Fehler bei der KI-Einführung und wie lassen sie sich vermeiden?

Typische Fehler sind pauschale Nutzenversprechen, verspätete Beteiligung und fehlende Zeit für die Einarbeitung. Hohe Nutzungszahlen werden zudem leicht mit Akzeptanz verwechselt. Klären Sie Arbeitsfolgen, Kompetenzen und Rechte frühzeitig. Prüfen Sie Rückmeldungen, Qualität und Belastung und machen Sie sichtbar, welche Anpassungen aus den Erfahrungen der Teams folgen.