Prozessautomatisierung (englisch Business Process Automation (BPA)) bezeichnet den Einsatz von Technologien, um wiederkehrende, manuelle Arbeitsabläufe in Unternehmen ohne menschliches Eingreifen auszuführen. Ziel ist es, Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit von Geschäftsprozessen zu erhöhen und Mitarbeitende von Routinetätigkeiten zu entlasten. Prozessautomatisierung ist Teil des übergeordneten Business Process Management (BPM).
In der Praxis werden dabei Softwarelösungen eingesetzt, die Daten erfassen, verarbeiten und auf Basis festgelegter Regeln Aktionen auslösen. Je nach Komplexität kann die Prozessautomatisierung rein regelbasiert (z. B. mit Robotic Process Automation (RPA)) oder lernend und adaptiv erfolgen – etwa durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning.
Typische Einsatzfelder für die Prozessautomatisierung finden sich in der Buchhaltung, im Personalwesen, im Kundenservice oder in der IT. Dort übernehmen automatisierte Workflows Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungserfassung, Ticketbearbeitung oder Berichterstellung.
Unternehmen, die Prozessautomatisierung gezielt einsetzen, haben messbare Vorteilen, wie McKinsey in seinem aktuellen Artikel „Rethink the way work gets done“ (2025) aufzeigt: niedrigere Prozesskosten, spürbare Prozessverbesserungen, geringere Fehlerquoten und höhere Mitarbeiterzufriedenheit.
Gleichzeitig bildet sie die Grundlage für weiterführende Konzepte wie Intelligent Automation oder die Integration von KI-Agenten in Unternehmensprozesse.
Die Prozessautomatisierung entwickelt sich rasant weiter. Neue Ansätze wie KI-Agenten (Agentic AI) ermöglichen es KI-Systemen, eigenständig Entscheidungen zu treffen, Aufgaben zu planen und sich dynamisch an veränderte Kontexte anzupassen, wie der aktuelle IBM-Report „Orchestrating agentic AI for intelligent business operations“ (2025) aufzeigt. In Verbindung mit Hyperautomatisierung – der Kombination aus RPA, KI und Prozessanalyse – entstehen durchgängige, selbstoptimierende Workflows über ganze Unternehmensbereiche hinweg.
Parallel schafft die EU-KI-Verordnung (AI Act) seit 2025 einen verbindlichen Rechtsrahmen für den Einsatz von KI in Europa. Sie soll Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit gewährleisten – und wird damit zu einem zentralen Faktor bei der strategischen Einführung automatisierter Systeme. Unternehmen sollten ihre Automatisierungsinitiativen und ihr Prozessmanagement daher frühzeitig mit den neuen Anforderungen in Einklang bringen.
Mehr dazu können Sie in unserem Artikel „KI und Datenschutz 2025: Leitfaden für DSGVO-konformen KI-Einsatz“ nachlesen.
Prozessautomatisierung ist ein zentraler Hebel der digitalen Transformation. Sie schafft die Basis für skalierbare, effiziente und qualitativ konsistente Geschäftsprozesse – und ermöglicht Unternehmen, personelle Ressourcen auf strategische Aufgaben zu lenken. In Kombination mit KI und modernen Automatisierungskonzepten wird sie zum Schlüssel für nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit.
Wie mittelständische Unternehmen ihre Prozesse konkret automatisieren und welche Tools, Quick Wins und Best Practices dabei helfen, zeigt unser Leitfaden "Geschäftsprozesse automatisieren".
Was ist der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und RPA?
RPA ist eine spezielle Form der Prozessautomatisierung, die regelbasierte Aufgaben mithilfe von Software-Robotern ausführt. Prozessautomatisierung umfasst darüber hinaus auch KI-gestützte, dynamischere Verfahren.
Welche Vorteile bietet Prozessautomatisierung?
Sie reduziert manuelle Arbeit, senkt Fehlerquoten und Kosten, verbessert die Datenqualität und erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit in Prozessen. Unternehmen gewinnen so Zeit und Flexibilität.
Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?
Besonders geeignet sind repetitive, klar strukturierte Prozesse mit hohem Datenvolumen – etwa Rechnungseingang, Stammdatenpflege, Reportings oder Support-Anfragen.
Welche aktuellen Entwicklungen prägen die Prozessautomatisierung?
Zu den wichtigsten Trends gehören Agentic AI, Hyperautomatisierung und die EU-KI-Verordnung. Agentic AI ermöglicht selbstständig handelnde KI-Agenten, Hyperautomatisierung verknüpft RPA, KI und Prozessanalyse zu End-to-End-Automatisierung, und die EU-KI-Verordnung schafft ab 2025 verbindliche Regeln für Sicherheit, Transparenz und Verantwortlichkeit im KI-Einsatz.
