Ein effizientes und unkompliziertes Dokumentenmanagementsystem ist für die international agierende Messe Berlin GmbH mit 170.000 m² Ausstellungsfläche ein wichtiges Tool hinsichtlich der akribischen Planung von Veranstaltungen. Mit dem von Assecor in enger Zusammenarbeit mit der Messe Berlin konzipierten und angepassten digitalen Bauarchivs, auf Basis des Microsoft SharePoints, führte die Messe Berlin eine einfach zu handhabende Lösung für das Ablagekonzept des Unternehmens ein und reagierte so adäquat auf sich ändernde Umstände im Lichte der fortschreitenden Digitalisierung.
Für jede Veranstaltung beraten Mitarbeitende des Veranstaltungs-Managements ihre Kunden individuell zu den räumlichen, technischen und organisatorischen Möglichkeiten der Ausstellungsflächen. Das Resultat sind einzigartige Veranstaltungen für internationale Klienten.
Die hierfür notwendigen Recherchen gestalteten sich bislang aufwändiger als es hätte sein müssen: für die Veranstaltungsplanung dringend benötigte Daten standen dezentral in einem Archiv zur Verfügung, zu dem ausschließlich Key-User Zugang hatten. Zwecks effizienterer Suchanfragen von Seiten der Mitarbeitenden sollten diese Prozesse mit einem durchdachten digitalen Konzept verschlankt und vereinheitlicht werden. Kürzere Recherchewege sollten die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten der Messe maßgeblich verbessern, wodurch sowohl Produktivität als auch Effizienz ebenfalls steigen würden.
Die Herausforderung dieses Projektes bestand also darin, eine einfach zu bedienende Anwendung mit einer leistungsstarken Suche so zu vereinen, dass es allen Mitarbeitenden ohne große Anpassungsschwierigkeiten möglich sei, von den neuen technologischen Möglichkeiten profitieren zu können.
Eine händische Erzeugung von Metadaten im DMS entfällt, da diese automatisiert aus den Dateinamen ausgelesen werden. Damit hat Assecor zusammen mit der Messe Berlin ein vollfunktionales Dokumentenmanagementsystem geschaffen.
Das DMS wurde als Cloud-Lösung entwickelt, um unter anderem das standortunabhängige Arbeiten für alle Mitarbeitenden zu ermöglichen. Darüber hinaus ist es nun allen Mitarbeitenden möglich, selbstständig und entlang klar definierter Rollen im DMS zu arbeiten.
Die Mitarbeitenden der Messe Berlin GmbH profitieren von einem zeitgemäßen, IT-gestützten Dokumentenmanagementsystem, das durch eine einfache und intuitive Anwendungsoberfläche optimale Unterstützung bietet und die Produktivität der Berater nachhaltig verbessert. Selbst mit assoziativen Suchanfragen kommt das System spielend zurecht und führt mittels einer konfigurierten Suche zuverlässig und schnell zu belastbaren Ergebnissen. Zudem können die Rechercheanfragen mittels einer Filterfunktion verfeinert werden. Somit ist es der Messe Berlin GmbH möglich, schnell optimal auf wechselnde Bedürfnisse ihrer internationalen Kunden zu reagieren. Es werden zentralisiert und in Echtzeit alle benötigten Dokumente angezeigt – der Zugriff ist rund um die Uhr und von überall aus möglich. Die enge Abstimmung und Entwicklung zwischen Assecor und der Messe Berlin GmbH sowie das durchgeführte Training während der Umstellung sicherten eine hohe Akzeptanz auf Seiten der Belegschaft.
Der von Assecor entwickelte Metadatenmanager „MetaMan“ unterstützt die Messe Berlin bei Sicherung der Datenqualität und Ablage der Baudokumentation. Dadurch, dass auch externe Akteure, wie z.B. die Zulieferer, Zugriff auf den „MetaMan“ haben und die jeweils relevanten Dokumente direkt selbst eingepflegt werden können, entsteht ein wesentlich reibungsloserer Workflow. Der „MetaMan“ stellt also die notwendige Verbindung zwischen externen Nutzer:innen und dem DMS der Messe Berlin GmbH dar, ohne dass externe Nutzer:innen jedoch vollen Zugriff auf das DMS erhielten. Es ist externen Nutzer:innen jedoch möglich, der Nomenklatur entsprechend, ihre Dokumente im „MetaMan“ umzubenennen und sie anschließend an die Messe Berlin GmbH zu versenden. Die Messe Berlin GmbH lässt die angepassten Dokumente dann automatisiert in das DMS einlesen.
