Hafen mit Schiff und Frachtkränen

Microsoft SharePoint:
 Eine integrierte Intranet-Lösung für die Hamburg Port Authority

Ein effizientes und sinnvolles Intranet für Redakteur:innen und Mitarbeiter:innen auf Basis von Microsoft SharePoint und weiterer integrierter Tools. Die Individuallösung ermöglicht der HPA ein strukturiertes Lenken von Prozessen.

Herausforderung

Die HPA hatte bereits vier Punkte identifiziert, die für die Einführung eines neuen Intranets sprechen. Es war klar, dass die bestehende Software teilweise abgelöst werden musste. Offen war jedoch noch, ob eine Lösung entwickelt werden sollte, die mithilfe der nativen Mitteln des SharePoints entwickelt werden kann oder ob eine zusätzliche Software eines Drittanbieters notwendig ist.

Auslaufender Support

Der Support wird ab Oktober 2020 für das derzeit genutzte SharePoint 2010 ablaufen.

Veraltete Strukturen

Die aktuell geltende Informationsarchitektur konnte nicht eingehalten werden. Außerdem konnten die Unternehmensstrukturen nicht ausreichend und flexibel genug abgebildet werden.

Ein hoher Wartungsaufwand

Fehler, Störungen und Anpassungen konnten nur mit viel Aufwand von der IT bewältigt werden.

Geringe Nutzerfreundlichkeit

Was einen hohen Aufwand für Redakteure bedeutet. Und einen ebenso hohen für Nutzer: Inhalte konnten nur schwer gefunden werden.
„Der Workshop war super! Die Workshop-Leiter der Assecor haben uns an den richtigen Stellen Tipps gegeben, uns durch die neue Umgebung geleitet und waren jederzeit souverän.“
Redakteur und Workshopteilnehmer, HPA

Lösung

Unter Inbezugnahme aller relevanten Akteure innerhalb des Unternehmens - von der Schwerbehindertenvertretung bis zum Marketing -, nahm das Team von Assecor zusammen mit der HPA die weitgefächerten Anforderungen an die neue Lösung auf und plante das Projekt. Hierbei ist nach PRINCE2 vorgegangen worden.

Nach dem Vergleich von nativen SharePoint-Mitteln und 35 Redaktionstools, entschied sich die HPA aufgrund der Anforderungen dafür, ein Intranet-Tool eines Drittanbieters einzukaufen.

Ein Projektteam aus Mitarbeitern des Servicepartner von der Intranet-Lösung, der HPA und Assecor setzte das neue Intranet inklusive integrierten Redaktionstool und zeitgemäßen Design um. Sowohl die Konzeption, als auch die Umsetzung erfolgten in enger Zusammenarbeit mit der HPA.

Ohne das nötige Know-How der Nutzer allerdings ist jede IT-Lösung nur halb so gut. In der Projektplanung waren daher 7 zusätzliche Schulungen für 103 Redakteure und Power-User enhalten, die Assecor durchführte.

Zusätzlich wurden mit der neuen Software-Lösung Tests durchgeführt und letzte Feinabstimmungen vorgenommen.

Anschließend konnten die Inhalte bereinigt, aktualisiert und an die neue Struktur angepasst werden, um sie schließlich in die neue Lösung zu migrieren. Die Inhalte liegen jetzt dort, wo man sie erwarten würde.

Benefits

  • Ein angepasstes Berechtigungskonzept
  • Weniger Wartungsaufwand für die IT
  • Alle relevanten Communities sind eingebunden

Vorteile der Assecor-Lösung

Maßgeschneiderte Lösungen

Keine IT-Infrastruktur gleicht sich. Wir analysieren und bewerten Ihre IT-Umgebung mit mehrjähriger Erfahrung und Expertise.

Strukturiertes Lenken

Transparente und nachvollziehbare Prozesse ermöglichen, dass Abläufe und Knotenpunkte strukturiert gelenkt werden können.

Experten für Microsoft-Produkte

Wir erarbeiten im engen Kundenkontakt als zertifizierter Microsoft Experte und Gold-Partner eine optimale Software-Umgebung.
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