Über HANSETRANS
Seit über 50 Jahren ist die HANSETRANS-Unternehmensgruppe ein Transport- und Logistikdienstleister in Familienbesitz mit Standorten in 13 deutschen Städten. Die Leistungsfelder umfassen Privat- und Gewerbeumzüge, Möbel- und Spezialtransporte bis hin zu Kuriertransporten und Mehrwertlogistik.
Ausgangslage und Zielsetzung
Mit einer eigenen IT-Einheit ist HANSETRANS operativ und organisatorisch professionell aufgestellt. Gleichzeitig sieht HANSETRANS sich zunehmend mit einem Problem konfrontiert: Prozesse, die über Jahre gewachsen sind, funktionieren, aber sie kosten Zeit, Personalkapazität und Ressourcen.Diese Prozesse zeigten übereinstimmende Probleme: Medienbrüche, Redundanzen, Fehleranfälligkeit und ein hoher Aufwand für Tätigkeiten, die sich für Automatisierung anbieten. Daher wurden in einem ganztägigen Impulsworkshop mit Assecor diese Herausforderungen mittels einer Potenzialanalyse systematisch dokumentiert, um daraus einen priorisierten Maßnahmenkatalog für die KI-basierte Prozessautomatisierung zu gewinnen.
"Assecor hat uns nicht einfach eine Lösung präsentiert, sondern uns geholfen, unsere eigenen Prozesse mit neuen Augen zu sehen. Das strukturierte Vorgehen hat uns Klarheit gegeben, wo wir wirklich ansetzen müssen – und warum."
Maßnahmen und Vorgehen
Ziel des Workshops war ein klares, priorisiertes Bild der relevantesten Automatisierungspotenziale. Gemeinsam mit dem HANSETRANS-Team wurden bestehende Prozesse systematisch aufgenommen und anhand von drei Kriterien bewertet: strategische Priorität, erwarteter Impact und geschätzter Umsetzungsaufwand.
Das Ergebnis: zehn konkrete Use Cases im Bereich RPA und KI-Automatisierung, jeweils mit definierter Datenbasis, Lösungsansatz und Schnittstellenbetrachtung. Die fünf priorisierten Cases waren:
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Lizenzprüfungsprozess (Quick-Win): Automatisierter, zentraler Abgleich von Fahrzeuglizenzen via PowerAutomate oder n8n – mit revisionssicherer Ablage und sofortiger Benachrichtigung bei Abweichungen. Höchste Priorität, geringer Aufwand.
- Umzugsanfragen: KI-gestützte Klassifizierung, Zuordnung und Weiterleitung eingehender Umzugsanfragen – ohne manuelle Zwischenschritte.
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1st Level Support (intern & extern): RAG-basierter Chatbot beantwortet Standardanfragen auf Basis von Leitfäden, Produktdaten und CMDB - mit automatischer Spracherkennung für externe Nutzer und Subunternehmer.
- Tourenplanung & Ressourcenabgleich: KI-gestützte Einsatzplanung auf Basis von Auftrags-, Fahrzeug- und Fahrerdaten ersetzt ad-hoc-Entscheidungen der Disponenten.
"Wir wussten, dass wir Potenzial haben. Aber durch den Workshop hatten wir ein klareres Bild, wo wir konkret ansetzen können, und dass der erste Schritt gar nicht so groß sein muss."
Ergebnisse und Mehrwerte für HANSETRANS
Der Workshop hat einen klar priorisierten Orientierungsrahmen vor der Investition geliefert. Zehn konkrete Use Cases wurden identifiziert, bewertet und priorisiert. Mit dem Lizenzprüfungsprozess liegt ein klar definierter Quick-Win vor, der hohen Impact bei geringem Umsetzungsaufwand verspricht und als Referenzprojekt für weitere Automatisierungsschritte dienen kann. Die strukturierte Roadmap schützt vor dem häufigen Fehler, zu viel auf einmal anzugehen oder in die falsche Richtung zu investieren.
Darüber hinaus hat der Workshop eine gemeinsame Sprache geschaffen: Zwischen Fachbereichen, IT und Geschäftsführung besteht nun ein geteiltes Verständnis davon, welche Prozesse automatisierbar sind, welche Daten dafür benötigt werden und welche Technologien zum Einsatz kommen können. Das ist die Voraussetzung für jede erfolgreiche Umsetzung.
Mittelfristig eröffnet die erarbeitete Struktur die Möglichkeit, eine unternehmenseigene AI-Serviceeinheit aufzubauen: eine gemeinsame Infrastruktur- und Compliance-Basis, auf der verschiedene Use Cases effizient und skalierbar umgesetzt werden können, ohne jedes Mal von vorne anzufangen.
