MetaMan – Das Tool für Ihr Dokumentenmanagement

Optimieren Sie Ihre Dokumentensysteme für mehr Produktivität

Mit dem MetaMan erhalten Sie ein intelligentes Tool, das durch differenziertes Benennen und Ablegen von Dateien ein sinnvolles und zeitsparendes Dokumentenmanagement (DMS) ermöglicht. Der MetaMan hilft dabei, die richtigen Dateinamen zu vergeben und die Datei somit korrekt abzulegen. Dies ist für ein großes Dokumentenarchiv unablässig. Dadurch werden Dokumente umfassend durchsuchbar und selbst intuitive Anfragen kann das System problemlos bearbeiten. So lässt sich teamüberfreifend die Produktivität der Mitarbeiter steigern und Recherchearbeitszeiten für Projekte können sich auf ein Minimum verkürzen.

Fehlerquellen ausmerzen und Abläufe verschlanken: Der MetaMan

Das Dokumentenmanagement eines Unternehmens ist grundlegend für den reibungslosen Workflow und für interne Prozesse. Praktisch jeder Mitarbeiter ist auf das DMS angewiesen. Viele Unternehmen haben allerdings ihr Dokumentenmanagementsystem wenig optimiert oder arbeiten teilweise noch mit Dokumenten in Papierform. Das birgt Nachteile. Dokumente werden in solchen Managementsystemen oft unbeabsichtigt falsch abgelegt, Dateien sind doppelt abgelegt, die Dateinamen sind missverständlich, das Ablagesystem ist undurchdringlich – kurz und knapp: in diesem System verstecken sich viele Fehlerquellen. Manchmal werden Baumstrukturen sogar zu Dschungeln, in denen das Auffinden der Dokumente mehr schlecht als recht gelingt.

Das muss aber nicht sein. Das Dokumentenmanagement, das Rückgrat von sehr unterschiedlichen Prozessen, kann man stützen und Abläufe optimieren. Dafür haben wir in einem Kundenprojekt den MetaMan entwickelt. Er kommt direkt aus der Praxis und ist eines von drei Tools, die Assecor für die Migration von Dokumenten erarbeitet hat. Mit dem Assecor Migration Studio können Sie aus auch eine große Menge an Dateien in fast jedes beliebige Dateiformat umwandeln. Im Rahmen des zweiten Diensts, dem MCCS (Management Cross Competence Services), übernehmen unsere Mitarbeiter beim Kunden verschiedene Rollen im Digitalisierungsprozess oder wir stellen entsprechende Kompetenz-Teams für Sie zusammen. Mit dem dritten Dienst, dem MetaMan, können Sie ihre Dokumente so ablegen, dass keine verschlungenen Dokumentenpfade mehr entstehen. Ihre Dokumente sind im Gegenteil schnell und einfach durchsuchbar. Dazu erarbeiten wir, falls gewünscht, eine Nomenklatur für das richtige Ablegen und Auslesen der Dokumente.

Falls Sie Bedenken tragen bezüglich der Sicherheit der Systeme oder weiterer nötiger Schritte, um ein gut funktionierendes und modernes Dokumentenmanagement zu etablieren, beraten wir Sie gerne zu den gewünschten Themen und unterstützen, wo wir können.

Wir können als Spezialisten für digitale Themen verschiedene Rollen übernehmen. Wir sind aber auch Consultants und geschulte Interpreten von Informationen. Das macht uns zu dem richtigen Partner für komplexe Projekte.
Bianca Gloger, Beraterin für Anwendungen und Prozesse bei Assecor

Was der MetaMan kann

Der MetaMan ist eine Anwendung, die die Bearbeitung von Metadaten ermöglicht. Metadaten sind strukturierte Daten, die Informationen über Dokumente oder andere Daten in der jeweiligen Datei abspeichern. Dazu gehört etwa das Datum, der Autor, aber auch Schlagworte und Version der Datei. Mit dem MetaMan können Sie übergeordnete Informationen über ein Dokument oder eine Datei so bearbeiten, dass sie maschinell und automatisiert durchsuchbar werden.

Für ein Dokumentenmanagement, das ohne Ordnerstruktur funktionieren soll, ist dabei natürlich die Verschlagwortung äußerst wichtig. Die Schlagworte, die der MetaMan zur Verfügung stellt, können für jedes Unternehmen individuell erarbeitet werden. Assecor bietet dafür Workshops an, in denen mit Mitarbeitern des Kunden eine Taxonomie erstellt wird. Deshalb ist die Verschlagwortung bei jedem Kunden anders. Die Workshops helfen unseren Kunden gleichzeitig, sich einen Überblick über vorhandene Dokumente zu verschaffen und strukturiert mit den eigenen Dateien umzugehen.

Was der MetaMan kann:

  • Er ist für alle gängigen Dateiformate geeignet
  • Man kann ihn für jedes Ausgangs- und Zielsystem verwenden

 

Screenshot, der zeigt, wie MetaMan aussieht. Er legt sich als Overlay über ein anderes Programm und ermöglicht so eine gezielte und schnelle Eingabe der relevanten Informationen.
Der MetaMan legt sich als Overlay über ein anderes Programm und erlaubt so über eine einfache Eingabe das präzise Ablegen von Dokumenten.

Der MetaMan ist besonders geeignet für folgende Fälle:

  • Wenn man im Zuge der Digitalisierung eines Papier-Archivs Dokumente mit einem differenzierten Ablagesystem durchsuchbar machen möchte
  • Wenn man Dokumente von einem Speicherort zum anderen migrieren möchte
  • Wenn man dem Dokument neue Informationen mitgeben möchte, obwohl es schon in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt ist

Das Business-Tool MetaMan im Alltag

Die Bedienung haben wir so simpel wie möglich gestaltet. Zunächst erscheint neben der Eingabemaske des MetaMans der Dokumentenviewer. Der MetaMan kann so praktisch alle Dateiformate verarbeiten, da er sich neben den bereits installierten Dokumentenviewer „legt“. Sie sehen z. B. links das Dokument und rechts den MetaMan. In der Eingabe sind einige der Felder verpflichtend auszufüllen, andere nicht. Per Drop-Down-Menü erscheinen alle Schlagwörter, die vorher in einem Workshop mit dem Kunden festgelegt wurden. Darüber hinaus muss man einmalig den Quellordner und das Zielsystem angegeben. Der MetaMan für jedes Ausgabe- und Zielsystem verwendbar. Für mehr Individualisierung kann auf Kundenwunsch außerdem noch ein Freitext-Feld zur Eingabemaske hinzugefügt werden, in dem verschiedene Informationen eingetragen werden können, die nicht durch die vorher festgelegte Taxonomie abgebildet werden können. Wir helfen Ihnen dabei, den MetaMan für Ihr Unternehmen anzupassen.

Neben den initialen Workshops, die der Festlegung der Taxonomie dienen, empfiehlt Assecor zusammen mit der Anwendung ein Schulungsprogramm. Mit diesem lernen Mitarbeiter und externe Nutzer, wie man mit der Anwendung umgehen kann. Sie können dabei auch erfahren, welche Vorteile der MetaMan in sich birgt und welchen Mehrwert er bringt. Denn der MetaMan ist dafür gedacht, dass der Mitarbeiter seiner spezifischen Tätigkeit als Experte nachgehen kann, ohne sich lange mit dem Beschaffen von Dokumenten aufzuhalten. Das ermöglicht die Anwendung, indem sie Prozesse automatisiert, Doppel- und Mehraufwand verringert und unnötige Fehlerquellen, beispielsweise durch simples Vertippen, eliminiert. Der Nutzer analysiert und bewertet die Datei, die anschließend vom System am zuvor vom Nutzer definierten Ort abgespeichert wird.

 Die Assecor Academy sorgt dafür, dass Sie und Ihre Teammitglieder souverän mit der Anwendung umgehen können.

 

Benefits des MetaMans auf einen Blick

  1. Reduziert Eingabefehler durch menschliches Versagen
  2. Legt eine einheitliche Struktur für Informationen fest
  3. Es fallen keine weiteren Lizenzkosten an
  4. Macht die Datenablage transparent und für jeden nachvollziehbar
  5. Verringert Frustration bei der Eingabe beim Nutzer

 

Facts & Figures

  • erhöht sich durch eine vorab definierte Nomenklatur (Dokumentationsrichtlinie)

    Wiederauffindbarkeit

    erhöht sich durch eine vorab definierte Nomenklatur (Dokumentationsrichtlinie)
  • gegenüber der manuellen Eingabe

    44% Zeitersparnis

    gegenüber der manuellen Eingabe
  • Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter

    10 Prozent

    Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter
  • und geringere Fehleranfälligkeit durch angeleitetes Umbenennen, sei es durch die Eingabe von internen als auch von externen Mitarbeitern

    Einheitlichkeit

    und geringere Fehleranfälligkeit durch angeleitetes Umbenennen, sei es durch die Eingabe von internen als auch von externen Mitarbeitern