Microsoft Office 365:
Kommunikations- und Schulungskonzept für Roll-out bei der Stromnetz Berlin

Bei einem Roll-out von Office 365 mit 1400 Nutzern ist es wichtig, Nutzer:innen in ihrem jeweiligen Profil und Wissenstand bei der Erstellung der Kommunikationsmittel und der Vermittlung von grundlegendem Wissen auf die neue Software-Umgebung vorzubereiten. Heterogene Gruppen von Mitarbeitenden durch verschiedene Kanäle, in Schulungsclustern und verschiedenen Schulungstrainer an das Thema "Office 365" heranzuholen und levelgerecht fit zu machen, erfordert ein gezieltes und vorbereitetes Kommunikations- und Schulungskonzept. Dazu kommt unterschiedliches technisches Vorwissen der Benutzer, die eine angepasste Einführung benötigen. Die Herausforderung bestand also darin, die Mitarbeitende der SNB möglichst zielgenau abzuholen und zugleich eine hohe Anzahl an Benutzern einzubinden. Wie lassen sich die verschiedenen Anforderungen der Mitarbeitenden konsequent und durchdacht in einem Schulungskonzept zusammenführen?

Gemeinsam mit der Stromnetz Berlin GmbH hat unser Team ein Konzept entworfen, das die Mitarbeitende der SNB mit prägnanten und relevanten Infos durch die Migration half und Ihnen die ersten Schritte in der neuen Software-Umgebung erleichterte. Assecor beriet zum Schulungs- und Kommunikationskonzept vor, während und nach dem Roll-out. Die Schulungen selbst führte ebenfalls Assecor durch und unterstützte auch bei der Projektkommunikation an alle Stakeholder. Die Mitarbeitenden der SNB blieben durch ein Mailing mit relevanten Informationen auf dem neuesten Stand bezüglich des Roll-outs. Gleichzeitig gestaltete Assecor im Schulterschluss mit dem Kunden die Informationsvermittlung zu wesentlichen Eckdaten des Roll-outs möglichst so, dass schon im Vorfeld der Migration eine Sensibilisierung für die anstehenden Veränderungen am Arbeitsplatz und die Projektziele erreichbar wurde. Essentielle Informationen zu den ersten Schritten im digitalen Arbeitplatz in mehreren Schulungsclustern erleichterten den Mitarbeiten den Einstieg in O365. Die Schulungen wurden in verschiedene, zeitlich versetzte Cluster unterteilt mit jeweils einer Gruppe von Mitarbeitenden. Die Migration fand dementsprechend ebenfalls zeitlich versetzt über einen Zeitraum von mehreren Monaten statt. Von Assecor speziell zu diesem Zweck gestellte Schulungstrainer:innen leiteten die einzelnen Schulungscluster mit insgesamt 1400 Nutzern. So konnte ein optimaler Wissenstransfer gewährleistet werden.