Microsoft Office 365:
Kommunikations- und Schulungskonzept für Roll-out bei der Stromnetz Berlin

Wie man den Roll-out eines modernen Arbeitsplatzes möglichst reibungslos für Mitarbeitende gestalten kann, hat die Stromnetz Berlin zusammen mit unserer Unterstützung bewiesen.

Herausforderung

Bei einem Roll-out von Office 365 mit 1400 Nutzern ist es wichtig, Nutzer in ihrem jeweiligen Profil und Wissenstand bei der Erstellung der Kommunikationsmittel und der Vermittlung von grundlegendem Wissen auf die neue Software-Umgebung vorzubereiten. Heterogene Mitarbeitergruppen durch verschiedene Kanäle, in Schulungsclustern und verschiedenen Schulungstrainer an das Thema "Office 365" heranzuholen und levelgerecht fit zu machen, erfordert ein gezieltes und vorbereitetes Kommunikations- und Schulungskonzept. Dazu kommt unterschiedliches technisches Vorwissen der Benutzer, die eine angepasste Einführung benötigen. Die Herausforderung bestand also darin, die Mitarbeiter der SNB möglichst zielgenau abzuholen und zugleich eine hohe Anzahl an Benutzern einzubinden. Wie lassen sich die verschiedenen Anforderungen der Mitarbeiter konsequent und durchdacht in einem Schulungskonzept zusammenführen?

Lösung

Gemeinsam mit der Stromnetz Berlin GmbH hat unser Team ein Konzept entworfen, das die Mitarbeiter der SNB mit prägnanten und relevanten Infos durch die Migration half und Ihnen die ersten Schritte in der neuen Software-Umgebung erleichterte. Assecor beriet zum Schulungs- und Kommunikationskonzept vor, während und nach dem Roll-out. Die Schulungen selbst führte ebenfalls Assecor durch und unterstützte auch bei der Projektkommunikation an alle Stakeholder. Die Mitarbeiter der SNB blieben durch ein Mailing mit relevanten Informationen auf dem neuesten Stand bezüglich des Roll-outs. Gleichzeitig gestaltete Assecor im Schulterschluss mit dem Kunden die Informationsvermittlung zu wesentlichen Eckdaten des Roll-outs möglichst so, dass schon im Vorfeld der Migration eine Sensibilisierung für die anstehenden Veränderungen am Arbeitsplatz und die Projektziele erreichbar wurde. Essentielle Informationen zu den ersten Schritten im digitalen Arbeitplatz in mehreren Schulungsclustern erleichterten den Mitarbeiten den Einstieg in O365. Die Schulungen wurden in verschiedene, zeitlich versetzte Cluster unterteilt mit jeweils einer Mitarbeitergruppe. Die Migration fand dementsprechend ebenfalls zeitlich versetzt über einen Zeitraum von mehreren Monaten statt. Von Assecor speziell zu diesem Zweck gestellte Schulungstrainer leiteten die einzelnen Schulungscluster mit insgesamt 1400 Nutzern. So konnte ein optimaler Wissenstransfer gewährleistet werden.

Benefits

  • Auf das Mitarbeiterprofil zugeschnitter Wissentransfer
  • Schaffen von Verständnis und Akzeptanz für die Projektziele und das Vorgehen im Projekt
  • Sicherung der Unterstützung durch wichtige Umfeldgruppen

Das Projekt auf einen Blick

Branche: Energieversorger
Mitarbeiter*innen: 1.400
Projektdauer: 13 Monate

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Photo by fauxels on pexels
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