Stromnetz Berlin

Der Weg zum digitalen
Arbeitsplatz mit Office 365

Der Weg zum
digitalen Arbeitsplatz
mit Office 365

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Branche
Energieversorger
Mitarbeiter*innen
1400
Projektdauer
13 Monate
Leistungen
Consulting & Strategie / New Work / Datenmanagement / IT Services
Vom Roll-out bis
zur Schulung
Mit einem durchdachten
Projektmanagement und
Expertenwissen zur besseren
Digitalisierung.

Die Stromnetz Berlin GmbH (SNB) hat zusammen mit Assecor die Weichen dafür gestellt, dass das Unternehmen einen modernen digitalen Arbeitsplatz und damit eine maßgeschneiderte Out-of-the-box-Lösung mit Office 365 erhält. Assecor beriet die SNB bei der Einführung und unterstützte das Projekt und Projektmanagement-Team streckenweise in unterschiedlichen Rollen.

Das Projekt "Digitaler Arbeitsplatz der SNB" bestand insgesamt aus drei Teilprojekten:
  • 1. Der Roll-out von Office 365
  • 2. Projektmarketing: „O365 Pick-me-up“
  • 3. Kommunikations- und Schulungskonzept für den Roll-out
1. Der Roll-out von Microsoft Office 365
Herausforderung

Für die veraltete Software, die noch in Benutzung war, wurde klar, dass der technische Herstellersupport bald auslaufen würde: ein Sicherheitsrisiko. Die Sicherheitsstandards der SNB würden demenstrechend von der verwendeten Version nicht mehr erfüllt werden können. Es stand außer Zweifel, dass die Software-Umgebung erneuert werden muss. Außerdem sollten mit dem technischen Update neue Formen des Zusammenarbeitens ermöglicht werden. Ziel war es unter anderem mit internen als auch mit externen Mitarbeitern medienbruchfrei arbeiten können, und das von unterwegs und auf verschiedenen Geräten. Es galt also, den Übergang zur neuen Software-Lösung für 1400 Mitarbeiter der SNB möglichst reibungslos zu gestalten.

Lösung

Assecor begleitete die SNB unterstützend durch den Roll-out von Office 365 in technischer und kommunikativer Hinsicht. Die Software-Lösung wurde um einige Komponenten aus der Microsoft-Produktpalette erweitert und mit den neuesten Sicherheitsfeatures ergänzt. Assecor beriet zu verschiedenen Themen und Prozessen während des Roll-outs von Office365 (inklusive Skype 4 Business und Cloud Services) und unterstützte die SNB in verschiedenen Rollen im IT-Support (First-Level-Support und Qualitätssicherung) und beim Management des Projektes.

Benefits
  • Skype for Business ermöglicht eine medienbruchfreie und moderne Kommunikation
  • Im SharePoint Online können Team- und Projektseiten kreiert werden, die kollaboratives Arbeiten ermöglichen
  • Mitarbeiter haben über das Office 365 Portal von jedem Gerät aus Zugriff auf E-Mails und Dokumente
  • Dokumente können ganz einfach mit Kollegen und externen Mitarbeitern über OneDrive und SharePoint Online geteilt werden.
  • Mitarbeiter arbeiten immer mit den aktuellsten Office-Versionen und Produktivitäts-Tools
Der digitale Arbeitsplatz der SNB
Office Pro Plus
OneNote Logo
Outlook Logo
PowerPoin Logo
Cloud Services
SharePoint Logo
Teams Logo
Skype Logo
Exel Logo
One Drive Logo
2. Projektmarketing: „O365 Pick-me-up“
Herausforderung

Für eine gelungene Digitalisierung ist es wichtig, Mitarbeiter mit relevantem Wissen, praktischen Informationen, mit Kompetenzenvermittlung und Know-How abzuholen. Die Herausforderung ist, Mitarbeiter möglichst zielgerichtet auf den Roll-out von Office 365 vorzubereiten. In der Vision des digitalen Arbeitsplatzes können Menschen standortunabhängig und mit ausgeklügeltem Identitäts- und Rollenmanagement miteinander kommunizieren. Tatsächlich bringen Menschen aber sehr unterschiedliche Voraussetzungen mit, wenn sie technische Mittel verwenden. Dafür sollten Mitarbeiter von Assecor auf Wunsch und in Absprache mit dem Kunden Kurzvorträge zu einzelnen Themen rund um die Services aus der Microsoft Office 365 Umgebung halten. Neben dem Wissenstransfer, war das Ziel, die Mitarbeiter auf den Roll-out von O365 vorzubereiten. Dazu gehörte Widerstände bei der Nutzung des neuen digitalen Arbeitsplatzes abzubauen, die Unterstützung der Mitarbeiter zu sichern, Verständnis für die Projektziele zu schaffen und sich mit dem Projekt identifizieren zu können. Dies sollte innerhalb der hauseigenen regelmäßigen Vortragsreihe "DigiHours" zu digitalen Themen geschehen.

Lösung

Die SNB entwarf zusammen mit Assecor eine Roadmap für das Projektmarketing. Trainings und Vorträge sollten den Boden für den umfangreichen Roll-out von Microsoft Office 365 ebnen. Ziel war es, unerfahrene wie technisch affine Mitarbeiter in 30-minütigen Kurzvorträgen mit Workshop-Charakter zu Möglichkeiten von Office 365 an das Projekt heranzuholen: Das O365-Pick-Me-Up. Assecor präsentierte, gemäß eines gemeinsam erarbeiteten Redaktionsplanes, zentrale Aspekte des neuen digitalen Arbeitsplatzes mit O365 im Rahmen der DigiHours. Ziel war, Möglichkeiten von Office 365 aufzuzeigen, und die Mitarbeiter so für die neue Software-Umgebung zu begeistern.

Dafür hielt Assecor Kurzvorträge zu verschiedenen Microsoft-Produkten wie SharePoint Online, OneDrive 4 Business, OneNote oder Skype 4 Business. Zusätzlich zur Schulung erstellte Assecor "One-Pager", eine Orientierungshilfe für die Benutzer, die nur eine Seite lang sein darf. Das Schulungsmaterial wurde in einem von Assecor zusammen mit der SNB konzipierten und umgesetzen digitalen Trainingsportal im SharePoint Online hochgeladen und zentral auch für kommende Schulungen zur Verfügung gestellt. In dem Trainingsportal findet man nicht nur die One-Pager, sondern auch weiteres Präsentationsmaterial aus den DigiHours, einen Veranstaltungskalender und News.

Benefits
  • Erhöhte Akzeptanz der neuen Software-Umgebung bei den Mitarbeitern durch erstes Kennenlernen
  • Hürden möglichst gezielt abbauen
  • Verständnis für die Projektziele durch Aufzeigen der Möglichkeiten von O365
  • Medienkompetenz und Aufzeigen der Möglichkeiten des digitalen Arbeitsplatzes durch Panoramablick auf O365
  • OnePager und Quick Tips für vorgestellte Anwendungen
3. Kommunikations- und Schulungskonzept für den Roll-out
3. Kommunikations- und Schulungs-
    konzept für den Roll-out
Herausforderung

Bei einem Roll-out von Office 365 mit 1400 Nutzern ist es wichtig, Nutzer in ihrem jeweiligen Profil und Wissenstand bei der Erstellung der Kommunikationsmittel und der Vermittlung von grundlegendem Wissen auf die neue Software-Umgebung vorzubereiten. Heterogene Mitarbeitergruppen durch verschiedene Kanäle, in Schulungsclustern und verschiedenen Schulungstrainer an das Thema "Office 365" heranzuholen und levelgerecht fit zu machen, erfordert ein gezieltes und vorbereitetes Kommunikations- und Schulungskonzept. Dazu kommt unterschiedliches technisches Vorwissen der Benutzer, die eine angepasste Einführung benötigen. Die Herausforderung bestand also darin, die Mitarbeiter der SNB möglichst zielgenau abzuholen und zugleich eine hohe Anzahl an Benutzern einzubinden. Wie lassen sich die verschiedenen Anforderungen der Mitarbeiter konsequent und durchdacht in einem Schulungskonzept zusammenführen?

Lösung

Gemeinsam mit der Stromnetz Berlin GmbH hat unser Team ein Konzept entworfen, das die Mitarbeiter der SNB mit prägnanten und relevanten Infos durch die Migration half und Ihnen die ersten Schritte in der neuen Software-Umgebung erleichterte. Assecor beriet zum Schulungs- und Kommunikationskonzept vor, während und nach dem Roll-out. Die Schulungen selbst führte ebenfalls Assecor durch und unterstützte auch bei der Projektkommunikation an alle Stakeholder. Die Mitarbeiter der SNB blieben durch ein Mailing mit relevanten Informationen auf dem neuesten Stand bezüglich des Roll-outs. Gleichzeitig gestaltete Assecor im Schulterschluss mit dem Kunden die Informationsvermittlung zu wesentlichen Eckdaten des Roll-outs möglichst so, dass schon im Vorfeld der Migration eine Sensibilisierung für die anstehenden Veränderungen am Arbeitsplatz und die Projektziele erreichbar wurde. Essentielle Informationen zu den ersten Schritten im digitalen Arbeitplatz in mehreren Schulungsclustern erleichterten den Mitarbeiten den Einstieg in O365. Die Schulungen wurden in verschiedene, zeitlich versetzte Cluster unterteilt mit jeweils einer Mitarbeitergruppe. Die Migration fand dementsprechend ebenfalls zeitlich versetzt über einen Zeitraum von mehreren Monaten statt. Von Assecor speziell zu diesem Zweck gestellte Schulungstrainer leiteten die einzelnen Schulungscluster mit insgesamt 1400 Nutzern. So konnte ein optimaler Wissenstransfer gewährleistet werden.

Benefits
  • Auf das Mitarbeiterprofil zugeschnitter Wissentransfer
  • Schaffen von Verständnis und Akzeptanz für die Projektziele und das Vorgehen im Projekt
  • Sicherung der Unterstützung durch wichtige Umfeldgruppen
„Assecor war immer ein hilfreicher Partner:
Wie geht man weiter vor?
Wichtig war, dass man einen offenen und teilweise auch kontroversen Dialog mit Beratern von
Assecor führen kann.“
Inga Kühn,
Senior Projektmanagerin Digital Solutions,
BEOS AG Berlin
Peter Fürstenberg, Stromnetz Berlin GmbH
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Leistungen im Projekt:
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Business Application
Leistungen im Projekt:
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