Messe Berlin

Datenqualifizierung und -migration

Branche

Messewirtschaft

Mitarbeiter*innen

811

Projektdauer

6 Monate

Umsatz

347 Mio. € (2018)

Leistungen

Datenmanagement / Consulting & Strategie

Branche

Messewirtschaft

Leistungen

Datenmanagement /
Consulting & Strategie

Mitarbeiter*innen

811

Projektdauer

6 Monate

Herausforderung

Die Messe Berlin wollte im Rahmen der Digitalisierung ihrer endständigen Baudokumente - wie Grundrisse der Ausstellungshallen, Baugenehmigungen, aktuelle Informationen über sicherheitsrechtliche Gegebenheiten der Räume und unter anderem detaillierte Aufschlüsselungen über die Ausstattung ihrer Mitarbeiter - durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung stellen. Ein Teil der Daten waren bereits in dem hauseigenen DMS entsprechend der aktuellen Dokumentationsrichtlinie hinterlegt.

Außerhalb dieses DMS existierten jedoch noch weitere tausende digitale Daten, die in jeweils unterschiedlichen Nomenklaturen vorlagen. Daher konnten sie durch das DMS nicht verarbeitet und letztendlich nicht durchsucht werden. Assecor unterstützte die Messe Berlin dabei, Baudokumente und die Dateien zum CityCube, eine Messehalle im Berliner Westen, bereitzustellen.

Lösung

Assecor qualifizierte 7.265 CityCube-Dateien und 8.136 Baudokumente hinsichtlich ihrer Relevanz und integrierte sie mit der richtigen Nomenklatur in das DMS der Messe Berlin. Dafür fanden regelmäßige Termine statt, in denen Unklarheiten geklärt und die Nomenklatur verfeinert wurde, um die Dokumente richtig zu verorten.

Datenqualifizierung für die Messe Berlin

Benefits

Die Integration in das DMS geschieht durch Umbennen der Dateien. Der chiffrierte Name wird anschließend vom DMS ausgelesen. Dafür setze Assecor den eigenentwickelten MetaMan ein, ein Tool zur Schnellbearbeitung von Metadaten.

Assecor ermittelte die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Datei mit 5 Minuten inklusive aller Tätigkeiten wie Datenqualifizierung und -migration sowie Qualitätssicherung, Abstimmungen und Projektmanagement. Dabei gab es allerdings große Unterschiede nach Dokumententyp und -umfang. Circa ein Drittel der Dateien erforderten mehr Bearbeitungszeit, um sie detaillliert aufzuschlüsseln. In etwa 6 Monaten konnten insgesamt ca. 15.000 qualifiziert und in das DMS überführt werden.

„Die Datenschutzbeauftragte von Assecor verfügt über ein ausgeprägtes Verständnis für unsere spezifischen Prozesse und Strukturen und bringt diese optimal mit den rechtlichen Anforderungen in Einklang. Darüber hinaus vermittelt sie das Thema sehr verständlich an unsere Mitarbeiter.“
Inga Kühn,
Senior Projektmanagerin Digital Solutions,
BEOS AG Berlin
Inga Kühn, Senior Projektmanagerin Digital Solutions, BEOS AG Berlin
Benefits

Die BEOS AG profitiert von einem spezialisierten und zertifizierten Datenschutzbeauftragten, der individuell und in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen des Unternehmens eingesetzt werden kann. Wir entwickelten gemeinsam mit dem Kunden unternehmenseigene Richtlinien, um die gesetzlichen Vorschriften adäquat im Unternehmen umzusetzen. Unsere Mitarbeiter arbeiten zukunftsorientiert und bringen sich aktiv ein. Unternehmen ermöglicht dies, Vertrauen zu Kunden und Mitarbeitern aufbauen und zu festigen.

Vorteile der Assecor-Lösung
Wiederauffindbarkeit
Suchen und Finden ist so einfach wie noch nie. Versionierung und die richtige Verortung anhand einer vorab definierte Nomenklatur (Dokumentationsrichtlinie) helfen dabei, Dateien einfach wieder zu finden.
Einheitlichkeit
Durch geringere Fehleranfälligkeit erhöhen sich Produktivität und Frustrationen verschwinden. Und durch angeleitetes Umbenennen, sei es durch die Eingabe von internen oder externen Mitarbeitern, wird auch nach Projektende die Qualität der Daten sichergestellt.
Experten für Microsoft-Produkte
Die Welt von Microsoft ist groß. Auf Basis der Anforderungen hat Assecor, als zertifizierter Microsoft Experte und Gold-Partner, gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet, welche Umgebung für die Geschäftsprozesse am meisten Sinn macht.
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Leistungen im Projekt:
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