Die Messe Berlin wollte im Rahmen der Digitalisierung ihrer endständigen Baudokumente - wie Grundrisse der Ausstellungshallen, Baugenehmigungen, aktuelle Informationen über sicherheitsrechtliche Gegebenheiten der Räume und unter anderem detaillierte Aufschlüsselungen über die Ausstattung ihrer Mitarbeiter - durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung stellen. Ein Teil der Daten waren bereits in dem hauseigenen DMS entsprechend der aktuellen Dokumentationsrichtlinie hinterlegt.
Außerhalb dieses DMS existierten jedoch noch weitere tausende digitale Daten, die in jeweils unterschiedlichen Nomenklaturen vorlagen. Daher konnten sie durch das DMS nicht verarbeitet und letztendlich nicht durchsucht werden. Assecor unterstützte die Messe Berlin dabei, Baudokumente und die Dateien zum CityCube, eine Messehalle im Berliner Westen, bereitzustellen.
Assecor qualifizierte 7.265 CityCube-Dateien und 8.136 Baudokumente hinsichtlich ihrer Relevanz und integrierte sie mit der richtigen Nomenklatur in das DMS der Messe Berlin. Dafür fanden regelmäßige Termine statt, in denen Unklarheiten geklärt und die Nomenklatur verfeinert wurde, um die Dokumente richtig zu verorten.
Die Integration in das DMS geschieht durch Umbennen der Dateien. Der chiffrierte Name wird anschließend vom DMS ausgelesen. Dafür setze Assecor den eigenentwickelten MetaMan ein, ein Tool zur Schnellbearbeitung von Metadaten.
Assecor ermittelte die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Datei mit 5 Minuten inklusive aller Tätigkeiten wie Datenqualifizierung und -migration sowie Qualitätssicherung, Abstimmungen und Projektmanagement. Dabei gab es allerdings große Unterschiede nach Dokumententyp und -umfang. Circa ein Drittel der Dateien erforderten mehr Bearbeitungszeit, um sie detaillliert aufzuschlüsseln. In etwa 6 Monaten konnten insgesamt ca. 15.000 qualifiziert und in das DMS überführt werden.
