Gebäude mit Messe Berlin Schild

Datenqualifizierung und -migration für die Messe Berlin

Dass man seine digitale Dokumentenbibliothek effizient nutzen kann, hat die Messe Berlin bewiesen. Etwa 15.000 Baudokumente wurden in ein Dokumentenmanagement überführt und mit einem smarten Suchsystem ergänzt.

Herausforderung

Die Messe Berlin hatte sich zum Ziel gesetzt, im Rahmen der Digitalisierung ihrer Baudokumente - wie Grundrisse der Ausstellungshallen, Baugenehmigungen oder Fotodokumentationen - ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung stellen: ein digitales Bauarchiv. Ein Teil der Daten waren bereits in dem hauseigenen DMS entsprechend der aktuellen Dokumentationsrichtlinie hinterlegt.

Außerhalb dieses DMS gab es zusätzlich eine große Menge digitaler Daten, die in jeweils unterschiedlichen Nomenklaturen vorlagen. Daher konnten sie durch das DMS nicht verarbeitet und von den Nutzern nicht durchsucht werden. Assecor unterstützte die Messe Berlin dabei, alle Baudokumente aller Messegelände zentral bereitzustellen.

Lösung

Assecor prüfte 100.000 Dokumente auf Eindeutigkeit und Relevanz für das digitale Bauarchiv. Davon wurden in 2 Projekten insgesamt 41.000 Dokumente einzeln geprüft, der Inhalt identifiziert und laut festgelegter Nomenklatur Metadaten erzeugt.
Im Ergebnis konnten wir der Messe Berlin 39.500 systematisierte Baudokumente zur Nutzung im DMS übergeben.
Während der Projektlaufzeit arbeiteten wir in regelmäßigen Abstimmungen kontinuierlich mit der Messe Berlin zusammen, um festgelegte Regeln und Nomenklatur zu verfeinern, sowie Spezialfälle zur Einordnung der Dokumente zu klären.

Vorteile der Assecor-Lösung

Wiederauffindbarkeit

Suchen und Finden ist so einfach wie noch nie. Versionierung und die richtige Verortung anhand einer vorab definierten Nomenklatur (Dokumentationsrichtlinie) helfen dabei, Dateien einfach wieder zu finden.

Einheitlichkeit

Das Tool MetaMan erhöht die Produktivität und vermeidet fehlerhaftes Umbenennen. Schulungen und Qualitätssicherung stellten auch nach Projektende die Datenqualität sicher.

Experten für Microsoft-Produkte

Die Welt von Microsoft ist groß. Auf Basis der Anforderungen hat Assecor, als zertifizierter Microsoft Experte und Gold-Partner, gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet, welche Umgebung für die Geschäftsprozesse am meisten Sinn macht.

Benefits

Die Integration in das DMS geschieht durch Umbennen der Dateien. Der Dateiname wird gemäß einer speziellen Nomenklatur codiert. Dafür setzte Assecor den eigenentwickelten MetaMan ein, ein Tool zur Schnellbearbeitung von Metadaten. Der codierte Name wird anschließend ausgelesen und die Dokumente inklusive der relevanten Metadaten im DMS abgelegt.

Assecor ermittelte die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Datei mit 5 Minuten inklusive aller Tätigkeiten wie Datenqualifizierung und -migration sowie Qualitätssicherung, Abstimmungen und Projektmanagement. Dabei gab es allerdings große Unterschiede nach Dokumententyp und -umfang. Circa ein Drittel der Dateien erforderten mehr Bearbeitungszeit, um sie detailliert aufzuschlüsseln.

Im Durchschnitt konnten in 1 Monat etwa 4.000 Dokumente qualifiziert und in das DMS überführt werden.

Das Projekt auf einen Blick

Branche: Messewirtschaft
Mitarbeiter*innen: 1003
Projektdauer: 2 + 8 Monate
Umsatz: 286 Mio. € (2019)
Copyrights Messe Berlin
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