Pilotierung des digitalen Arbeitsplatzes bei der BVG

Vereinbarkeit von Beruf mit Familie, die Etablierung von flexibleren Arbeitsweisen und das Vereinfachen von Routineaufgaben gehören für die BVG zu den Leitwerten der digitalen Strategie. Mit der Unterstützung von Assecor hat das Unternehmen einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung der internen Prozesse getan: Die Pilotphase für den digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft Windows 10 und Office 365 konnte erfolgreich abgeschlossen werden.

Im Rahmen ihrer digitalen Strategie möchte die BVG die Potenziale der Digitalisierung nutzen und sich als attraktiver Arbeitgeber nach außen wie nach innen positionieren. Dazu gehört, ihren Mitarbeiter einen zukunftsfähigen digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Mit diesem sollen die Mitarbeiter flexibel, ortsunabhängig als auch standortübergreifend besser im Team arbeiten und kommunizieren können. Raumknappheit, Stapelverarbeitung und Routineaufgaben sollen mit Hilfe neuer Technologien minimiert und die Mitarbeiter entlastet werden.

Mit der Unterstützung von Assecor hat das Unternehmen zunächst die Infrastruktur an die Anforderungen eines digitalen Arbeitsplatzes angepasst und im zweiten Schritt eine Pilotphase mit Microsoft Windows 10 und Office 365 erfolgreich durchgeführt. Die BVG hat einen wichtigen Schritt getan und Veränderungsprozesse angestoßen, die das Arbeiten von morgen begleiten werden.

Für 6.000 Mitarbeiter:innen der BVG sollten im Rahmen der Digitalisierung der BVG die technischen und infrastrukturellen Voraussetzungen für einen modernen digitalen Arbeitsplatz geschaffen werden. Prototypisch sollten diese Voraussetzungen zunächst evaluiert und getestet werden, um die spezifischen Anforderungen der Mitarbeiter:innen der BVG bestimmen zu können. Zukünftig soll jeder BVG-Mitarbeiter:innen mit seiner BVG-Nutzerkennung sowie einem automatisierten Provisionierungs-Prozess jedes moderne Windows 10 Gerät nutzen können. Alle für die Netzwerkkommunikation erforderlichen Übertragungswege sind  vorkonfiguriert und gestatten den Benutzern den sicheren Zugriff auf die Netzwerke der BVG.

Assecor unterstützte die BVG darin, die IT-Infrastruktur auf die Anforderungen und Bedürfnisse an einen digitalen Arbeitsplatz anzupassen sowie geeignete administrative Prozesse zu analysieren, evaluieren und bei Bedarf zu digitalisieren. Zum Einsatz kam die Microsoft Produktpalette, darunter Windows 10, Office 365 Services und Produkte zum Identitätsmanagement. In das Projekt brachten wir unseren Erfahrungsschatz aus einer 8-jährigen Zusammenarbeit mit der BVG ein. Parallel zur Erhebung und Auswertung von Nutzeranforderungen sowie infrastruktureller Anpassungen, unterstützen wir die BVG bei der Erstellung eines begleitendes Kommunikations- und Schulungskonzept.

Die Praxistauglichkeit des digitalen Arbeitsplatzes wurde durch Anwender bzw. Pilotteilnehmer aus verschiedenen Fachbereichen getestet. Mit Hilfe von Testfällen evaluierten wir das Kommunikations- und Schulungskonzept sowie die Akzeptanz der Benutzer gegenüber der neuen Cloud-Services. Das ermöglichte dem Projektteam auf Basis der ausgewerteten Testfälle die anwenderbezogenen Anforderungen gemäß der IT Richtlinien umzusetzen.