Ein effizientes Datenmanagment für einen Dienstleistungskonzern

Wie man von zeitsparendem und sinnvollem Team- und Wissensmanagement profitiert
Business
Gebäudetechnik
Project Duration
5 Monate
Assecor Services
  • Digital Workplace
  • Data Management

Die Herausforderung

Der Konzern für Gebäudetechnikmanagement ist mit der Wartung und Instandhaltung des technischen Inventars von 65 Berliner Oberstufenzentren beauftragt. Sie nutzt dafür in Zusammenarbeit mit der Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) ein Portal mit Datensätzen zum wartenden Inventar.

Die Herausforderung bestand darin, 14.500 Datensätzen in einem kurzen Zeitraum von 3 bis 4 Monaten zu überprüfen und zu überarbeiten. Die vorhandenen Datensätze waren zum Teil nicht mehr aktuell und entsprachen nicht den aktuellen Anforderungen. Gleichzeitig sollten die teilweise zusammengefassten Datensätze auf ca. 23.000 einzelne Datensätze erweitert werden. Um eine schnelle und gleichsam qualitative digitale Lösung zu finden, suchte der Dienstleistungskonzern nach einem Partner für das Qualitätsmanagement der Datensätze.

Die Lösung

Wir unterstützen unseren Kunden bei der Analyse und Qualifizierung der Informationen aus den Datensätzen und aus Wartungsdokumenten in einem CAFM (Computer-Aided Facility Management). Dem Dienstleistungskonzern war bereits klar, dass einzelne Datensätze zusammengefasst oder erweitert werden müssen.

Zur technischen Unterstützung verwendeten wir Microsoft SharePoint 2013 für einen Team-Projektraum in dem Verfahrensanweisungen, Hilfsdokumente, Regeln, Glossar Bearbeitungslisten, Einsatzplanung und Störungen verzeichnet waren. Zusätzlich wurden Office-Anwendungen wie Microsoft Excel genutzt, um Datensätze miteinander abzugleichen und Wartungsprotokolle in die Prüfung einzubeziehen.

Datensätze Gebäudetechnik Datenmanagement Datenqualifizierung.png

Die Benefits

Mit einem aus dem Assecor-Mitarbeiterpool zusammengestellten Team mit erfahrenen Mitarbeitern konnten wir das Projekt skalieren und die hohen quantitativen Anforderungen des Projekts erfüllen. Dabei kamen die von uns entwickelten Management-Cross-Competence-Services (MCCS) zum Einsatz. Die Services umfassen ein Ressourcenmanagement bei der Zusammenstellung eines ausgewogenen Teams und die Definition von Arbeitsabläufen, Grundsätzen, Arbeitsprozessen und -weisen, die sich positiv auf den Projekterfolg auswirken sollen. In diesem Projekt wurde von uns vor allem Wert auf diese drei Punkte gesetzt:

  1. Die Qualität bleibt bei der Verarbeitung einer hohen Anzahl von Datensätzen gesichert
  2. Teammitglieder pflegen eine selbständige Arbeitsweise mit einem schnellen und reibungslosen Ablauf
  3. Schlüsselkompetenzen waren eine unterstützende Arbeitsweise sowie eine sorgfältige und nachhaltige Zusammenarbeit

So konnten wir für den Kunden einen reibungslosen Ablauf sichern. Noch wichtiger war allerdings, die Konsistenz bei der Übertragungsleistung zwischen Datensätzen und Dokumenten herzustellen und die Informationen mit einem gleichbleibenden Set von Grundsätzen zu beurteilen und zu überarbeiten.

  • ...in Berlin wurden in acht Arbeitspaketen durch das Projekt analysiert, bereinigt und ergänzt.

    Daten von 65 Standorten...

    ...in Berlin wurden in acht Arbeitspaketen durch das Projekt analysiert, bereinigt und ergänzt.
  • Die Assecor unterstützte beim Wissensmanagement und der Qualitätssicherung der Datensätze. Ausgangslage waren 14.500 zu prüfende und ggf. zu ergänzende Datensätze.

    Ca. 23.000 Datensätze

    Die Assecor unterstützte beim Wissensmanagement und der Qualitätssicherung der Datensätze. Ausgangslage waren 14.500 zu prüfende und ggf. zu ergänzende Datensätze.
  • Bedarfsgerechte Zur-Verfügungs-Stellung von Kompetenzkräften. Wir übernehmen außerdem die Rekrutierung, Schulung, Qualitätssicherung und Koordinierung der Kompetenzkräfte.

    Managed Competence Services

    Bedarfsgerechte Zur-Verfügungs-Stellung von Kompetenzkräften. Wir übernehmen außerdem die Rekrutierung, Schulung, Qualitätssicherung und Koordinierung der Kompetenzkräfte.