Stromnetz Berlin GmbH: Kommunikations- und Schulungskonzept für den Roll-out von O365

Wissentransfer und Medienkompetenz für den digitalen Arbeitsplatz schaffen
Business
Energieversorger
Employees
1400
Residence
Berlin
Project Duration
4 Monate
Assecor Services
  • Digital Workplace
  • Academy

Ein Kommunikations- und Schulungskonzept ergänzte eine maßgeschneiderte Office-Lösung für die Stromnetz Berlin GmbH (SNB). Um die 1400 Mitarbeiter der SNB bei dem Umstieg von Office 2010 zu Office 365 zu unterstützen, sollte ein modulares Schulungskonzept angeboten werden, das als Starthilfe für die künftige Arbeit mit den neuen Tools fungiert. Assecor beriet zum Kommunikations- und Schulungskonzept, übernahm selbst die Umsetzung der Schulungen und unterstütze bei der Kommunikation während des Roll-outs.

Das Projekt "Digitaler Arbeitsplatz der SNB" bestand insgesamt aus drei Teilprojekten:

1. Der Roll-out von Office 365

2. Projektmarketing: "O365 Pick-me-up"

3. Kommunikations- und Schulungskonzept für den Roll-out

 

3. Kommunikations- und Schulungskonzept für den Roll-out

Herausforderung

Bei einem Roll-out von Office 365 mit 1400 Nutzern ist es wichtig, Nutzer in ihrem jeweiligen Profil und Wissenstand bei der Erstellung der Kommunikationsmittel und der Vermittlung von grundlegendem Wissen auf die neue Software-Umgebung vorzubereiten. Heterogene Mitarbeitergruppen durch verschiedene Kanäle, in Schulungsclustern und verschiedenen Schulungstrainer an das Thema "Office 365" heranzuholen und levelgerecht fit zu machen, erfordert ein gezieltes und vorbereitetes Kommunikations- und Schulungskonzept. Dazu kommt unterschiedliches technisches Vorwissen der Benutzer, die eine angepasste Einführung benötigen. Die Herausforderung bestand also darin, die Mitarbeiter der SNB möglichst zielgenau abzuholen und zugleich eine hohe Anzahl an Benutzern einzubinden. Wie lassen sich die verschiedenen Anforderungen der Mitarbeiter konsequent und durchdacht in einem Schulungskonzept zusammenführen?

Lösung

Gemeinsam mit der Stromnetz Berlin GmbH hat unser Team ein Konzept entworfen, das die Mitarbeiter der SNB mit prägnanten und relevanten Infos durch die Migration half und Ihnen die ersten Schritte in der neuen Software-Umgebung erleichterte. Assecor beriet zum Schulungs- und Kommunikationskonzept vor, während und nach dem Roll-out. Die Schulungen selbst führte ebenfalls Assecor durch und unterstützte bei der Roll-out Kommunikation.

Die Mitarbeiter der SNB blieben durch ein Mailing mit relevanten Informationen auf dem neuesten Stand bezüglich des Roll-outs. Gleichzeitig gestaltete Assecor im Schulterschluss mit dem Kunden die Informationsvermittlung zu wesentlichen Eckdaten des Roll-outs möglichst so, dass schon im Vorfeld der Migration eine Sensibilisierung für die anstehenden Veränderungen am Arbeitsplatz und die Projektziele erreichbar wurde.

Essentielle Informationen zu den ersten Schritten im digitalen Arbeitplatz in mehreren Schulungsclustern erleichterten den Mitarbeiten den Einstieg in O365. Die Schulungen wurden in verschiedene, zeitlich versetzte Cluster unterteilt mit jeweils einer Mitarbeitergruppe. Die Migration fand dementsprechend ebenfalls zeitlich versetzt über einen Zeitraum von mehreren Monaten statt. Von Assecor speziell zu diesem Zweck gestellte Schulungstrainer leiteten die einzelnen Schulungscluster mit insgesamt 1400 Nutzern. So konnte ein optimaler Wissenstransfer gewährleistet werden.

Benefits

  • Auf das Mitarbeiterprofil zugeschnitter Wissentransfer
  • Schaffen von Verständnis und Akzeptanz für die Projektziele und das Vorgehen im Projekt
  • Sicherung der Unterstützung durch wichtige Umfeldgruppen