Hamburg Port Authority: Integrierte Intranet-Lösung mit Microsoft SharePoint

Wie Kommunikation und Zusammenarbeit für 1.800 Mitarbeiter verbessert wurde
Business
Hafenmanagement
Employees
1800
Residence
Hamburg
Assecor Services
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Herausforderung

Die HPA hatte bereits vier Punkte identifiziert, die für die Einführung eines neuen Intranets sprechen. Es war klar, dass die bestehende Software teilweise abgelöst werden musste.

  1. Auslaufender Support
    Der Support wird ab Oktober 2020 für das derzeit genutzte SharePoint 2010 ablaufen.
  2. Veraltete Strukturen
    Die aktuell geltende Informationsarchitektur konnte nicht eingehalten werden. Außerdem konnten die Unternehmensstrukturen nicht ausreichend und flexibel genug abgebildet werden.
  3. Ein hoher Wartungsaufwand
    Fehler, Störungen und Anpassungen konnten nur mit viel Aufwand von der IT bewältigt werden.
  4. Geringe Nutzerfreundlichkeit
    Was einen hohen Aufwand für Redakteure bedeutet. Und einen ebenso hohen für Nutzer: Inhalte konnten nur schwer gefunden werden.

Offen war jedoch noch, ob eine Lösung entwickelt werden sollte, die mithilfe der nativen Mitteln des SharePoints entwickelt werden kann oder ob eine zusätzliche Software eines Drittanbieters notwendig ist.

Lösung

Unter Inbezugnahme aller relevanten Akteure innerhalb des Unternehmens - von der Schwerbehindertenvertretung bis zum Marketing -, nahm das Team von Assecor zusammen mit der HPA die weitgefächerten Anforderungen an die neue Lösung auf und plante das Projekt. Hierbei ist nach PRINCE2 vorgegangen worden.

Nach dem Vergleich von nativen SharePoint-Mitteln und 35 Redaktionstools, entschied sich die HPA aufgrund der Anforderungen dafür, ein Intranet-Tool eines Drittanbieters einzukaufen.

Ein Projektteam aus Mitarbeitern des Servicepartner von der Intranet-Lösung, der HPA und Assecor setzte das neue Intranet inklusive integrierten Redaktionstool und zeitgemäßen Design um. Sowohl die Konzeption, als auch die Umsetzung erfolgten in enger Zusammenarbeit mit der HPA. 

Ohne das nötige Know-How der Nutzer allerdings ist jede IT-Lösung nur halb so gut. In der Projektplanung waren daher 7 zusätzliche Schulungen für 103 Redakteure und Power-User enhalten, die Assecor durchführte.

Der Workshop war super! Die Workshop-Leiter der Assecor haben uns an den richtigen Stellen Tipps gegeben, uns durch die neue Umgebung geleitet und waren jederzeit souverän.

Redakteur und workshopteilnehmer der HPA

Zusätzlich wurden mit der neuen Software-Lösung Tests durchgeführt und letzte Feinabstimmungen vorgenommen.

hpa sharepoint.png

Anschließend konnten die Inhalte bereinigt, aktualisiert und an die neue Struktur angepasst werden, um sie schließlich in die neue Lösung zu migrieren. Die Inhalte liegen jetzt dort, wo man sie erwarten würde.

Zusätzliche Benefits

  • Ein angepasstes Berechtigungskonzept
  • Weniger Wartungsaufwand für die IT
  • Alle relevanten Communities sind eingebunden

  • Keine IT-Infrastruktur gleicht sich. Wir analysieren und bewerten Ihre IT-Umgebung mit mehrjähriger Erfahrung.

    Maßgeschneiderte Lösungen

    Keine IT-Infrastruktur gleicht sich. Wir analysieren und bewerten Ihre IT-Umgebung mit mehrjähriger Erfahrung.
  • der Verarbeitungstätigkeiten und der Geschäftsprozesse

    Strukturiertes Lenken

    der Verarbeitungstätigkeiten und der Geschäftsprozesse
  • Auf Basis der Anforderungen haben wir als zertifizierter Microsoft Experte und Gold-Partner gemeinsam mit dem Kunden eine sinnvolle Sofware-Umgebung erarbeitet.

    Experten für Microsoft-Produkte

    Auf Basis der Anforderungen haben wir als zertifizierter Microsoft Experte und Gold-Partner gemeinsam mit dem Kunden eine sinnvolle Sofware-Umgebung erarbeitet.