Messe Berlin GmbH: Digitales Dokumentenmanagement

Intuitiv und schnell die richtigen Inhalte finden
Business
Messewirtschaft
Sales
238 Mill. (2015)
Employee
811
Residence
Berlin, Deutschland
ASSECOR Services
  • Business Application
  • Academy

Eine effiziente und unkomplizierte Archivlösung ist für die international agierende Messe Berlin GmbH mit 170.000 m2 Ausstellungsfläche ein wichtiges Tool in der Planung von Veranstaltungen. Mit dem von Assecor und zusammen mit der Messe Berlin konzipierten und angepassten Microsoft Sharepoint führte die Messe Berlin eine einfach zu handhabende Teillösung für das Archivkonzept des Unternehmens ein und brachte so Ihre Digitalisierung voran.

Die Herausforderung

Für jede Veranstaltung beraten Mitarbeiter des Veranstaltungs-Managements ihre Kunden individuell zu den räumlichen, technischen und organisatorischen Möglichkeiten der Ausstellungsflächen. So können einzigartige Veranstaltungen entstehen, deren Auftraggeber internationale Kunden sind. Allerdings waren die dafür notwendigen Recherchen bisher  aufwändiger als es hätte sein müssen: Die für die Veranstaltungsplanung benötigten Dokumente standen dezentral in einem Archiv zur Verfügung, waren noch nicht vollständig digitalisiert und es gab keine einheitliche Versionskontrolle. Für effizientere Suchanfragen der Mitarbieter sollten diese Prozesse mit einem durchdachten digitalen Konzept verschlankt und vereinheitlicht werden. Kurze Recherchewege sollten die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten der Messe verbessern, wodurch die Produktivität und Agilität der Berater der Messe Berlin GmbH steigen würde.

Die Herausforderung dieses Projektes war also, eine einfach zu bedienende Anwendung mit einer leistungsstarken Suche so anzupassen, dass alle Mitarbeiter ohne große Anpassungsschwierigkeiten von den neuen technologischen Möglichkeiten profitieren könnten.

Die Lösung

Assecor wurde als Digitalisierungs-Spezialist beauftragt, zunächst einen Prototyp zu entwickeln, um gemeinsam mit der Messe die Grundlagen für Layout, Bedienung und Informationsstruktur zu schaffen. Dieses Vorgehen ermöglichte es der Messe, mit kleinem Risiko die neue Lösung testen und entwickeln zu können. Wichtiges Anwenderfeedback floss direkt in die Konzeption ein. Die Lösung von Assecor bestätigte sich in dieser Phase als empfehlenswert.

Aufbauend auf der erfolgreichen Pilotanwendung begleitete Assecor die Messe Berlin GmbH bei der Verbesserung einer zentralen DMS-Lösung und der Digitalisierung des restlichen Dokumentenarchivs. Durch schrittweises Vorgehen sollte die gesamte endständige Baudokumentation auf diese Weise für beratende Mitarbeiter zentral verfügbar gemacht. Das Messe-DMS basiert auf Microsoft SharePoint und profitiert vor allem von dessen marktführenden Suchfunktionen. Ergänzt wurde das DMS um weitere, individuelle Funktionen für den Bedarf der Messe Berlin: Die Anwendung „Assecor MetaMan“ erleichtert die Eingabe von Metadaten, auch durch Fremddienstleister, und macht die Migration von digitalen Dokumenten in das DMS bzw. in den SharePoint deutlich effizienter. Eine weitere Anpassung ermöglicht das automatische Auslesen von Metadaten aus dem Dateinamen, so dass die Mitarbeiter mit der händischen Vergabe von Metadaten keinen Aufwand mehr haben, wenn die Dateien bereits richtig benannt vorliegen. Damit hat Assecor ein vollfunktionales Dokumentenmanagementsystem geschaffen.

Das DMS wurde als Cloud-Lösung entwickelt, um unter anderem das standortunabhängige Arbeiten für alle Mitarbeiter zu ermöglichen. Darüber hinaus können nun alle Mitarbeiter gleichzeitig und gemeinsam an Dokumenten im DMS arbeiten. Neben der reibungslosen Implementierung der Cloud-Lösung nahm dabei das Sicherheitskonzept eine hohe Priorität ein.

Die Benefits

Die Mitarbeiter der Berlin Messe GmbH profitieren von einem zeitgemäßen, IT-gestützen Dokumentenmanagementsystem, das durch eine einfache und intuitive Anwendung eine optimale Unterstützung bietet und die Produktivität der Berater verbessert. Selbst assoziative Suchanfragen löst das System mittels einer konfigurierten Suche zuverlässig und schnell. Zudem können die Mitarbeiter durch die systematische Organisation des Archivs ihre Rechercheanfragen verfeinern. Damit kann die Messe Berlin GmbH schnell auch auf Großprojekte reagieren und optimal auf wechselnde Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen. Ihnen werden zentralisiert und in Echtzeit alle benötigten Dokumente angeboten – rund um die Uhr und von überall. Die enge Abstimmung und Entwicklung zwischen Assecor und der Messe Berlin sowie das Trainingsprogramm während der Umstellung sicherten eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern.

 

Messe_Berlin_Tradeshow_Austellungshalle.jpg
Der Messe-Eingang Süd der Ausstellungshalle der Messe Berlin GmbH. Die größte nationale Consumer Goods Messe, die IFA Berlin, findet hier statt. 2016 fand in Shenzen zum ersten Mal das chinesische Pendant statt: die CE China. © Messe Berlin GmbH

Vorteile für die Messe Berlin GmbH

  • Ein zentrales und aktuelles Archiv, das 24 Stunden geöffnet und standortunabhängig zugänglich ist
  • Systematische Ablage und Organisation der Dokumente
  • Intuitive und effiziente Suche
  • Signifikante Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter durch erheblich kürzere Recherchewege
  • Mitarbeiter der Messe Berlin können flexibel und individuell auf ihre Kunden eingehen

 

Vorteile der ASSECOR-Leistung auf einen Blick:

  • Beratung und Prototyping der von Assecor konzipierten Komplettlösung
  • Konzeption eines funktionalen Ablagesystems
  • Anpassung von Microsoft SharePoint und die Entwicklung der Software Meta-Man
  • Entwicklung und Umsetzung einer geeigneten digitalen Sicherheitslösung
  • Workshops und angeleitetes Lernen
  • First-Level-Support vor Ort
  • Projekt- und Prozessmanagement

Facts & Figures

  • wurden bisher digitalisiert

    > 100.000 Dokumente

    wurden bisher digitalisiert
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