Datenqualifizierung und -migration für die Messe Berlin GmbH

Wie man seine digitale Dokumentenibliothek effizient nutzt.
Business
Messewirtschaft
Sales
347 Mio. € (2018)
Employees
811
Project Duration
6 Monate
Assecor Services
  • Data Management
  • Business Application

Herausforderung

Die Messe Berlin wollte im Rahmen der Digitalisierung ihrer endständigen Baudokumente wie Grundrisse der Ausstellungshallen, Baugenehmigungen, aktuelle Informationen über sicherheitsrechtliche Gegebenheiten der Räume und unter anderem detaillierte Aufschlüsselungen über die Ausstattung ihrer Mitarbeiter durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung stellen. Ein Teil der Daten waren bereits in dem hauseigenen DMS entsprechend der aktuellen Dokumentationsrichtlinie hinterlegt.

Außerhalb dieses DMS existierten jedoch noch weitere tausende digitale Daten, die in jeweils unterschiedlichen Nomenklaturen vorlagen. Daher konnten sie durch das DMS nicht verarbeitet und letztendlich nicht durchsucht werden. Assecor unterstütze die Messe Berlin dabei, Baudokumente und die Dateien zum CityCube, eine Messehalle im Berliner Westen, bereitzustellen.

Lösung

Assecor qualifizierte 7.265 CityCube-Dateien und 8.136 Baudokumente hinsichtlich ihrer Relevanz und integrierte sie mit der richtigen Nomenklatur in das DMS der Messe Berlin.

Dafür fanden regelmäßige Termine statt, in denen Unklarheiten geklärt und die Nomenklatur verfeinert wurde, um die Dokumente richtig zu verorten.

Datenqualifizierung-migration-messe-berlin.png
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Benefits

Die Integration in das DMS geschieht durch Umbennen der Dateien. Der chiffrierte Name wird anschließend vom DMS ausgelesen. Dafür setze Assecor den eigenentwickelten MetaMan ein, ein Tool zur Schnellbearbeitung von Metadaten.

Assecor ermittelte die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Datei mit 5 Minuten inklusive aller Tätigkeiten wie Datenqualifizierung und -migration sowie Qualitätssicherung, Abstimmungen und Projektmanagement. Dabei gab es allerdings große Unterschiede nach Dokumententyp und -umfang. Circa ein Drittel der Dateien erforderten aufgrund ihres Umfangs mehr Bearbeitungszeit. In etwa 6 Monaten konnten insgesamt 15.401 qualifiziert und gegebenenfalls in das DMS überführt werden.

  • Suchen und Finden ist so einfach wie noch nie. Versionierung und die richtige Verortung anhand einer vorab definierte Nomenklatur (Dokumentationsrichtlinie) helfen dabei, Dateien einfach wieder zu finden.

    Wiederauffindbarkeit

    Suchen und Finden ist so einfach wie noch nie. Versionierung und die richtige Verortung anhand einer vorab definierte Nomenklatur (Dokumentationsrichtlinie) helfen dabei, Dateien einfach wieder zu finden.
  • Durch geringere Fehleranfälligkeit erhöhen sich Produktivität und Frustrationen verschwinden. Und durch angeleitetes Umbenennen, sei es durch die Eingabe von internen oder externen Mitarbeitern, wird auch nach Projektende die Qualität der Daten sichergestellt.

    Einheitlichkeit

    Durch geringere Fehleranfälligkeit erhöhen sich Produktivität und Frustrationen verschwinden. Und durch angeleitetes Umbenennen, sei es durch die Eingabe von internen oder externen Mitarbeitern, wird auch nach Projektende die Qualität der Daten sichergestellt.
  • Die Welt von Microsoft ist groß. Auf Basis der Anforderungen hat Assecor, als zertifizierter Microsoft Experte und Gold-Partner, gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet, welche Umgebung für die Geschäftsprozesse am meisten Sinn macht.

    Experten für Microsoft-Produkte

    Die Welt von Microsoft ist groß. Auf Basis der Anforderungen hat Assecor, als zertifizierter Microsoft Experte und Gold-Partner, gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet, welche Umgebung für die Geschäftsprozesse am meisten Sinn macht.