Schreibtisch mit Laptop und Notzibuch

Optimierte Marketing-Prozesse für erhöhte Produktivität

Große Marketing-Kampagnen müssen gut organisiert werden. Zusammen mit einem Verkehrsunternehmen haben wir eine Software-Umgebung geschaffen, von der indirekt Millionen von Kunden profitieren können.

Herausforderung

Das Verkehrsunternehmen spricht Kunden direkt mit großangelegten Marketing-Kampagnen an. Die Organisation war jedoch aufwändig, da sie in einer heterogenen Anwendungsumgebung durchgeführt wurden. Mitarbeitende mussten einzelne Tätigkeiten in verschiedenen Anwendungen abwickeln. Dies führte zu hohem Kommunikationsaufwand und fehleranfälligem Doppelaufwand. Dazu war das Controlling und Reporting aus kaufmännischer Sicht aufwändig und die Planung und Freigabeprozesse der vor- und unterjährigen Kampagnen des Konzerns organisationsintensiv. Die Verkehrsspezialist:innen wünschte sich einen zeitgemäßen, IT-gestützten Arbeitsplatz. Damit sollten konzerninterne Prozesse vereinfacht und die Zusammenarbeit und Organisation optimiert werden.

Lösung

Die Lösung klingt einfach, aber ist in der Koordination der verschiedenen Prozesse für das Verkehrsunternehmen schwer umzusetzen: Es geht um ein umfassendes Management-Tool, das eine individuelle Projektplanung sowie Marketing-Budgetierung ermöglicht und zugleich die Konzernstrukturen des Unternehmens abbildet.

Weiterer zentraler Bestandteil der Lösung ist auch ein durchdachtes Rollen- und Identitätsmanagement für alle internen und externen Mitarbeitenden des Konzern, das mit einem differenzierten Berechtigungssystem einhergeht. Das haben wir gemeinsam mit dem Kunden in einer Lösung, die auf Microsoft Dynamics und Microsoft SharePoint basiert, umgesetzt: Das "Marketing-Cockpit".

Die bisherige Software-Umgebung wurde durch das Marketing-Cockpit (MaCo) vollständig abgelöst. Die Anwendungsumgebung zentralisiert Aufgaben und konzerninterne Freigabe- und Budgetierungsprozesse in einer Software-Lösung.

Assecor zeichnete in dem langjährigen Projekt zuerst für den Prototyp des ersten Marketing-Budgetierungstools verantwortlich. Während der Entwicklungs- und Umsetzungsphase übernahm Assecor unterstützend das Erwartungs- und Anforderungsmanagement in der Beratung. Zusätzlich war Assecor für einen Teil der Umsetzung des Marketing-Cockpits verantwortlich.
„Danke für Eure Unterstützung, mir hat immer die konstruktive Zusammenarbeit gefallen. Das ist nicht immer so, aber MaCo hat hier (zumindest für mich) neue Maßstäbe gesetzt und zeigt wieder einmal, dass es immer die Leute sind, die ein erfolgreiches Projekt ausmachen.“
Projektmanager des Verkehrsunternehmens

Eine wirtschaftlich nachhaltige Lösung

Für eine verbesserte wirtschaftliche Nachhaltigkeit der Lösung hat Assecor in Ergänzung zur Beratung und Umsetzung ein dynamisches Schulungskonzept für das Verkehrsunternehmen entwickelt und durchgeführt. Die verschiedenen Schulungen waren für Anwender mit unterschiedlichen Anforderungen und Vorwissen vorbereitet. Assecor konzipierte und führte in diesem Sinne Schulungscluster für diverse Anwendungsfälle inklusive Nachschulungen in ganz Deutschland durch. Die Cluster entsprechen den unterschiedlichen Lernprofilen der Beteiligtengruppen und können gleichzeitig dem logistischen Aufwand im Unternehmen gerecht werden.

Vorteile für das Verkehrsunternehmen A auf einen Blick

  • Umsetzung in Form eines agilen Entwicklungsprojektes
  • Durch die Aufnahmen und Dokumentation der Anforderung und der Erwartungen konnten Kundenwünsche besser an den Entwickler weitergegeben werden
  • Fokus auf strategische, nachhaltige Planung und Evaluationen von neuen Funktionen, um Irrwege in der Entwicklung zu vermeiden
  • Qualitätssicherung und -steigerung durch ein ausgefeiltes Qualitätsmanagement

Leistungen von Assecor auf einen Blick

  • Durch ein ausgereiftes Schulungskonzept ist die Lösung wirtschaftlich nachhaltig
  • Qualitätsmanagement (Testmanagement)
  • Erwartungs- und Anforderungsmanagement
  • Wissensmanagement: Aufbau einer multimedialen 360-Grad-Übersichtsseite
  • Lösungsberatung im Einsatz von Microsoft Dynamics und SharePoint
  • First-Level-Support

Das Projekt in Zahlen und Fakten

1.900 Anwender:innen

Zu den etwa 400 Anwender:innen des MaCo intern in verschiedenen Managementebenen, kommen noch etwa 1500 externe Dienstleister:innen dazu.

1000 Projekte

Im laufenden Jahr werden bis zu 1.000 Projekte umgesetzt - und weitere 700 Kommunikationsmaßnahmen in der Vorjahresplanung.

4 Schulungscluster

In 4 Schulungsclustern wurden 32 verschiedene Schulungsszenarien mit unterschiedlichen Anwender:innen trainiert.

Benefits

In Zusammenarbeit mit dem Kunden und weiteren Unternehmen entstand eine Lösung, die wesentliche Aufgaben des Marketing-Cockpits wie Marketingplanung, Budgetsteuerung, Auswertungen und Maßnamensteuerung zusammenfasst. Die Benutzeroberfläche (Dashboard) lässt sich individuell anpassen, wie der eigene Schreibtisch. Ebenso ist es möglich, sich Projekte in Form eines Strukturbaumes abbilden zu lassen, so kann sich das Marketing Cockpit auf die Bedürfnisse und Ansprüche einstellen, ob im Team oder für jeden einzelnen Nutzer.

Automatisierte Hintergrundprozesse vereinfachen Projektabschnitte und reduzieren damit Wartezeit und Aufwände. Außerdem reduzieren sich Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten, indem Genehmigungsprozesse übersichtlicher und nachvollziehbar für jedes Projekt dargestellt werden. Falls Klärungs- oder Handlungsbedarf bei einem Projektschritt anfällt, informiert das System den Nutzer nach Bedarf mit Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktionen.

Aber nicht nur Genehmigungsprozesse sind für das Marketing-Tool des Konzerns wichtig, auch Budgetaufteilungen sollten übersichtlich gestaltet werden. Das Marketing-Cockpit ermöglicht daher eine hohe Transparenz bei der gemeinsamen Finanzierung von Kampagnen. Die Finanzierung von Kampagnen durch mehrere Parteien und deren Budgetzusagen kann reibungslos und nachvollziehbar verfolgt werden.

Alles in allem heißt das: Aufwände werden reduziert, Prozesse beschleunigt und die Qualität verbessert. Neben einer optimierten internen Zusammenarbeit können auch externe Partner und Dienstleister mit einem eigenen Profil auf das System zugreifen. Damit verkürzen sich Reaktions- und Bearbeitungszeiten und Budgetierung- und Freigabeprozesse werden vereinfacht. Mit einem ausgereiften Schulungskonzept und einem First-Level-Support sichert Assecor Nachhaltigkeit und Langlebigkeit der Lösung.
Photo by Headway on Unsplash
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