Microsoft Office 365:
Projektmarketing „O365 Pick-me-up“ für die Stromnetz Berlin

Etwa 1.400 Mitarbeitende auf eine neue Office-Lösung vorzubereiten ist herausfordernd. Die Stromnetz hat mit dem Trainingsprogramm O365-Pick-me-up mit Workshops und internen Vortragsreihen das Change Management auf einen modernen digitalen Arbeitsplatz vorbereitet.

Herausforderung

Für eine gelungene Digitalisierung ist es wichtig, Mitarbeiter mit relevantem Wissen, praktischen Informationen, mit Kompetenzenvermittlung und Know-How abzuholen. Die Herausforderung ist, Mitarbeiter möglichst zielgerichtet auf den Roll-out von Office 365 vorzubereiten. In der Vision des digitalen Arbeitsplatzes können Menschen standortunabhängig und mit ausgeklügeltem Identitäts- und Rollenmanagement miteinander kommunizieren. Tatsächlich bringen Menschen aber sehr unterschiedliche Voraussetzungen mit, wenn sie technische Mittel verwenden. Dafür sollten Mitarbeiter von Assecor auf Wunsch und in Absprache mit dem Kunden Kurzvorträge zu einzelnen Themen rund um die Services aus der Microsoft Office 365 Umgebung halten. Neben dem Wissenstransfer, war das Ziel, die Mitarbeiter auf den Roll-out von O365 vorzubereiten. Dazu gehörte Widerstände bei der Nutzung des neuen digitalen Arbeitsplatzes abzubauen, die Unterstützung der Mitarbeiter zu sichern, Verständnis für die Projektziele zu schaffen und sich mit dem Projekt identifizieren zu können. Dies sollte innerhalb der hauseigenen regelmäßigen Vortragsreihe "DigiHours" zu digitalen Themen geschehen.
„Assecor war immer ein hilfreicher Partner: Wie geht man weiter vor? Wichtig war, dass man einen offenen und teilweise auch kontroversen Dialog mit Beratern von Assecor führen kann.“
Peter Fürstenberg
Stromnetz Berlin Gmbh

Lösung

Die SNB entwarf zusammen mit Assecor eine Roadmap für das Projektmarketing. Trainings und Vorträge sollten den Boden für den umfangreichen Roll-out von Microsoft Office 365 ebnen. Ziel war es, unerfahrene wie technisch affine Mitarbeiter in 30-minütigen Kurzvorträgen mit Workshop-Charakter zu Möglichkeiten von Office 365 an das Projekt heranzuholen: Das O365-Pick-Me-Up. Assecor präsentierte, gemäß eines gemeinsam erarbeiteten Redaktionsplanes, zentrale Aspekte des neuen digitalen Arbeitsplatzes mit O365 im Rahmen der DigiHours. Ziel war, Möglichkeiten von Office 365 aufzuzeigen, und die Mitarbeiter so für die neue Software-Umgebung zu begeistern.

Dafür hielt Assecor Kurzvorträge zu verschiedenen Microsoft-Produkten wie SharePoint Online, OneDrive 4 Business, OneNote oder Skype 4 Business. Zusätzlich zur Schulung erstellte Assecor "One-Pager", eine Orientierungshilfe für die Benutzer, die nur eine Seite lang sein darf. Das Schulungsmaterial wurde in einem von Assecor zusammen mit der SNB konzipierten und umgesetzen digitalen Trainingsportal im SharePoint Online hochgeladen und zentral auch für kommende Schulungen zur Verfügung gestellt. In dem Trainingsportal findet man nicht nur die One-Pager, sondern auch weiteres Präsentationsmaterial aus den DigiHours, einen Veranstaltungskalender und News.

Benefits

  • Erhöhte Akzeptanz der neuen Software-Umgebung bei den Mitarbeitern durch erstes Kennenlernen
  • Hürden möglichst gezielt abbauen
  • Verständnis für die Projektziele durch Aufzeigen der Möglichkeiten von O365
  • Medienkompetenz und Aufzeigen der Möglichkeiten des digitalen Arbeitsplatzes durch Panoramablick auf O365
  • OnePager und Quick Tips für vorgestellte Anwendungen

Das Projekt auf einen Blick

Branche: Energieversorger
Mitarbeiter*innen: 1.400
Projektdauer: 13 Monate

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