Ein digitales Bauarchiv für die Messe Berlin

Für jede Veranstaltung beraten Mitarbeiter:innen des Veranstaltungs-Managements ihre Kunden individuell zu den räumlichen, technischen und organisatorischen Möglichkeiten der Ausstellungsflächen. So können einzigartige Veranstaltungen entstehen, deren Auftraggeber internationale Kunden sind.

Allerdings waren die dafür notwendigen Recherchen bisher aufwändiger als es hätte sein müssen: Die für die Veranstaltungsplanung benötigten Daten standen dezentral in einem Archiv zur Verfügung, zu dem ausschließlich Key-User Zugang hatten.  Für effizientere Suchanfragen der Mitarbeiter:innen sollten diese Prozesse mit einem durchdachten digitalen Konzept verschlankt und vereinheitlicht werden. Kurze Recherchewege sollten die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten der Messe verbessern, wodurch die Produktivität und Agilität der Berater der Messe Berlin GmbH steigen würde.

Die Herausforderung dieses Projektes war also, eine einfach zu bedienende Anwendung mit einer leistungsstarken Suche so anzupassen, dass alle Mitarbeiter:innen ohne große Anpassungsschwierigkeiten von den neuen technologischen Möglichkeiten profitieren könnten.

Assecor wurde als Digitalisierungs-Spezialist beauftragt, zunächst einen Prototyp zu entwickeln, um gemeinsam mit der Messe die Grundlagen für Layout, Bedienung und Informationsstruktur zu schaffen. Dieses Vorgehen ermöglichte es der Messe, mit kleinem Risiko die neue Lösung testen und entwickeln zu können. Wichtiges Anwenderfeedback floss direkt in die Konzeption ein. Die Lösung von Assecor bestätigte sich in dieser Phase als empfehlenswert.

Aufbauend auf der erfolgreichen Pilotanwendung begleitete Assecor die Messe Berlin GmbH bei der Verbesserung einer zentralen DMS-Lösung und Datenqualizifierung und Migration des gesamten Dokumentenarchivs. Die gesamte Baudokumentation sollte auf diese Weise für beratende Mitarbeiter:innen zentral verfügbar sein. Das digitale Bauarchiv basiert auf Microsoft SharePoint und profitiert damit vor allem von dessen marktführenden Suchfunktionen.

Ergänzt wurde das DMS um den Metadatenmanager „MetaMan“, der weitere, individuelle Funktionen für den Bedarf der Messe Berlin bedient.
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Eine händische Erzeugung von Metadaten im DMS entfällt, da die Metadaten automatisiert aus dem Dateinamen ausgelesen werden.  Damit hat Assecor zusammen mit der Messe Berlin ein vollfunktionales Dokumentenmanagementsystem geschaffen.

Das DMS wurde als Cloud-Lösung entwickelt, um unter anderem das standortunabhängige Arbeiten für alle Mitarbeiter:innen zu ermöglichen. Darüber hinaus können nun alle Mitarbeiter:innen selbstständig und in definierten Rollen im DMS arbeiten.

Die Mitarbeiter:innen der Messe Berlin GmbH profitieren von einem zeitgemäßen, IT-gestützten Dokumentenmanagementsystem, das durch eine einfache und intuitive Anwendung eine optimale Unterstützung bietet und die Produktivität der Berater verbessert. Selbst assoziative Suchanfragen löst das System mittels einer konfigurierten Suche zuverlässig und schnell. Zudem können die Mitarbeiter:innen durch die systematische Organisation des Archivs ihre Rechercheanfragen über eine Filterfunktion verfeinern. Damit kann die Messe Berlin GmbH schnell auch auf Großprojekte reagieren und optimal auf wechselnde Bedürfnisse ihrer internationalen Kunden eingehen. Ihnen werden zentralisiert und in Echtzeit alle benötigten Dokumente angeboten – rund um die Uhr und von überall. Die enge Abstimmung und Entwicklung zwischen Assecor und der Messe Berlin sowie das Trainingsprogramm während der Umstellung sicherten eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern.

Der von Assecor entwickelte Metadatenmanager „MetaMan“ unterstützt die Messe Berlin bei Sicherung der Datenqualität und Ablage der Baudokumentation, indem die externen Zulieferer ebenfalls auf den MetaMan Zugriff haben und die Dokumente gleich selbst einpflegen können. Der MetaMan leistet also den nötigen Zwischenbaustein zwischen externen Nutzern und dem DMS der Messe Berlin, ohne dass externe Nutzer direkt auf das DMS zugreifen. Die Zulieferer können jedoch gemäß der Nomenklatur ihre Dokumente im MetaMan umbenennen und so an die Messe Berlin schicken. Die Messe Berlin lässt dann automatisiert die Dokumente in das DMS einlesen.