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Ein digitales Bauarchiv für die Messe Berlin

Mit einem effizienten und unkomplizierten Dokumentenmanagement konnte die Messe Berlin ihre Prozesse verschlanken und die Produktivität ihrer Mitarbeiter:innen steigern.

Ein effizientes und unkompliziertes Dokumentenmanagementsystem ist für die international agierende Messe Berlin GmbH mit 170.000 m² Ausstellungsfläche ein wichtiges Tool in der Planung von Veranstaltungen. Mit dem von Assecor und zusammen mit der Messe Berlin konzipierten und angepassten digitalen Bauarchiv auf Basis des Microsoft SharePoints führte die Messe Berlin eine einfach zu handhabende Lösung für das Archivkonzept des Unternehmens ein und brachte so ihre Digitalisierung voran.

Herausforderung

Für jede Veranstaltung beraten Mitarbeiter:innen des Veranstaltungs-Managements ihre Kunden individuell zu den räumlichen, technischen und organisatorischen Möglichkeiten der Ausstellungsflächen. So können einzigartige Veranstaltungen entstehen, deren Auftraggeber internationale Kunden sind.

Allerdings waren die dafür notwendigen Recherchen bisher aufwändiger als es hätte sein müssen: Die für die Veranstaltungsplanung benötigten Daten standen dezentral in einem Archiv zur Verfügung, zu dem ausschließlich Key-User Zugang hatten.  Für effizientere Suchanfragen der Mitarbeiter:innen sollten diese Prozesse mit einem durchdachten digitalen Konzept verschlankt und vereinheitlicht werden. Kurze Recherchewege sollten die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten der Messe verbessern, wodurch die Produktivität und Agilität der Berater der Messe Berlin GmbH steigen würde.

Die Herausforderung dieses Projektes war also, eine einfach zu bedienende Anwendung mit einer leistungsstarken Suche so anzupassen, dass alle Mitarbeiter:innen ohne große Anpassungsschwierigkeiten von den neuen technologischen Möglichkeiten profitieren könnten.

Das Projekt in Zahlen und Fakten

70.000 Dokumente

Und das  digitale DMS wächst ständig weiter.

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Unkompliziert Inhalte mit externen und internen Partnern teilen, egal, wo Sie sind.

In Sekundenschnelle erfasst

Dank unserem Tool kann ein Dokument schnellund präzise im System erfasst werden.

Lösung

Assecor wurde als Digitalisierungs-Spezialist beauftragt, zunächst einen Prototyp zu entwickeln, um gemeinsam mit der Messe die Grundlagen für Layout, Bedienung und Informationsstruktur zu schaffen. Dieses Vorgehen ermöglichte es der Messe, mit kleinem Risiko die neue Lösung testen und entwickeln zu können. Wichtiges Anwenderfeedback floss direkt in die Konzeption ein. Die Lösung von Assecor bestätigte sich in dieser Phase als empfehlenswert.

Aufbauend auf der erfolgreichen Pilotanwendung begleitete Assecor die Messe Berlin GmbH bei der Verbesserung einer zentralen DMS-Lösung und Datenqualizifierung und Migration des gesamten Dokumentenarchivs. Die gesamte Baudokumentation sollte auf diese Weise für beratende Mitarbeiter:innen zentral verfügbar sein. Das digitale Bauarchiv basiert auf Microsoft SharePoint und profitiert damit vor allem von dessen marktführenden Suchfunktionen.

Ergänzt wurde das DMS um den Metadatenmanager „MetaMan“, der weitere, individuelle Funktionen für den Bedarf der Messe Berlin bedient.
  • Der Metadatenmanager erleichtert die Eingabe von Metadaten, auch durch Lieferanten und Bauunternehmen, und macht die Migration von digitalen Dokumenten in das DMS bzw. in den SharePoint deutlich effizienter.
  • Mitarbeiter:innen der Messe Berlin können zu archivierende Dokumente mit dem MetaMan öffnen, Metadaten nach einer festgelegten Kodierung vergeben und die Dokumente direkt im Bauarchiv ablegen.
  • Zusätzlich können extern bereitgestellte Dokumente auf korrekt erfasste Metadaten geprüft werden.
Eine händische Erzeugung von Metadaten im DMS entfällt, da die Metadaten automatisiert aus dem Dateinamen ausgelesen werden.  Damit hat Assecor zusammen mit der Messe Berlin ein vollfunktionales Dokumentenmanagementsystem geschaffen.

Das DMS wurde als Cloud-Lösung entwickelt, um unter anderem das standortunabhängige Arbeiten für alle Mitarbeiter:innen zu ermöglichen. Darüber hinaus können nun alle Mitarbeiter:innen selbstständig und in definierten Rollen im DMS arbeiten.

Benefits

Die Mitarbeiter:innen der Messe Berlin GmbH profitieren von einem zeitgemäßen, IT-gestützten Dokumentenmanagementsystem, das durch eine einfache und intuitive Anwendung eine optimale Unterstützung bietet und die Produktivität der Berater verbessert. Selbst assoziative Suchanfragen löst das System mittels einer konfigurierten Suche zuverlässig und schnell. Zudem können die Mitarbeiter:innen durch die systematische Organisation des Archivs ihre Rechercheanfragen über eine Filterfunktion verfeinern. Damit kann die Messe Berlin GmbH schnell auch auf Großprojekte reagieren und optimal auf wechselnde Bedürfnisse ihrer internationalen Kunden eingehen. Ihnen werden zentralisiert und in Echtzeit alle benötigten Dokumente angeboten – rund um die Uhr und von überall. Die enge Abstimmung und Entwicklung zwischen Assecor und der Messe Berlin sowie das Trainingsprogramm während der Umstellung sicherten eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern.

Im Fokus: Der Metadatenmanager

Der von Assecor entwickelte Metadatenmanager „MetaMan“ unterstützt die Messe Berlin bei Sicherung der Datenqualität und Ablage der Baudokumentation, indem die externen Zulieferer ebenfalls auf den MetaMan Zugriff haben und die Dokumente gleich selbst einpflegen können. Der MetaMan leistet also den nötigen Zwischenbaustein zwischen externen Nutzern und dem DMS der Messe Berlin, ohne dass externe Nutzer direkt auf das DMS zugreifen. Die Zulieferer können jedoch gemäß der Nomenklatur ihre Dokumente im MetaMan umbenennen und so an die Messe Berlin schicken. Die Messe Berlin lässt dann automatisiert die Dokumente in das DMS einlesen.

Vorteile für die Messe Berlin GmbH

  • Ein zentrales und aktuelles Archiv, das 24 Stunden geöffnet und standortunabhängig zugänglich ist
  • Systematische Ablage und Organisation der Dokumente
  • Intuitive und effiziente Suche
  • Signifikante Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter:innen durch erheblich kürzere Recherchewege
  • Mitarbeiter:innen der Messe Berlin können flexibel und individuell auf ihre Kunden eingehen
  • Keine Wartungsarbeiten oder Updates (SaaS)

Vorteile der ASSECOR-Leistung auf einen Blick

  • Beratung und Prototyping der von Assecor konzipierten Komplettlösung
  • Konzeption eines funktionalen Ablagesystems
  • Anpassung von Microsoft SharePoint und Entwicklung des Metadatenmanagers "MetaMan"
  • Umsetzung eines geeigneten Rollen- und Berechtigungskonzepts
  • Workshops und angeleitetes Lernen
  • First-Level-Support
  • Projekt- und Prozessmanagement

Das Projekt auf einen Blick

Branche: Messewirtschaft
Mitarbeiter:innen: 1003
Projektdauer: 9 Monate
Umsatz der Messe Berlin: 286 Mio. € (2019)
Photo by Maarten van den Heuvel on Unsplash
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