Herausforderung
Allerdings waren die dafür notwendigen Recherchen bisher aufwändiger als es hätte sein müssen: Die für die Veranstaltungsplanung benötigten Daten standen dezentral in einem Archiv zur Verfügung, zu dem ausschließlich Key-User Zugang hatten. Für effizientere Suchanfragen der Mitarbeiter:innen sollten diese Prozesse mit einem durchdachten digitalen Konzept verschlankt und vereinheitlicht werden. Kurze Recherchewege sollten die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten der Messe verbessern, wodurch die Produktivität und Agilität der Berater der Messe Berlin GmbH steigen würde.
Die Herausforderung dieses Projektes war also, eine einfach zu bedienende Anwendung mit einer leistungsstarken Suche so anzupassen, dass alle Mitarbeiter:innen ohne große Anpassungsschwierigkeiten von den neuen technologischen Möglichkeiten profitieren könnten.
Das Projekt in Zahlen und Fakten
70.000 Dokumente
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In Sekundenschnelle erfasst
Lösung
Aufbauend auf der erfolgreichen Pilotanwendung begleitete Assecor die Messe Berlin GmbH bei der Verbesserung einer zentralen DMS-Lösung und Datenqualizifierung und Migration des gesamten Dokumentenarchivs. Die gesamte Baudokumentation sollte auf diese Weise für beratende Mitarbeiter:innen zentral verfügbar sein. Das digitale Bauarchiv basiert auf Microsoft SharePoint und profitiert damit vor allem von dessen marktführenden Suchfunktionen.
Ergänzt wurde das DMS um den Metadatenmanager „MetaMan“, der weitere, individuelle Funktionen für den Bedarf der Messe Berlin bedient.
- Der Metadatenmanager erleichtert die Eingabe von Metadaten, auch durch Lieferanten und Bauunternehmen, und macht die Migration von digitalen Dokumenten in das DMS bzw. in den SharePoint deutlich effizienter.
- Mitarbeiter:innen der Messe Berlin können zu archivierende Dokumente mit dem MetaMan öffnen, Metadaten nach einer festgelegten Kodierung vergeben und die Dokumente direkt im Bauarchiv ablegen.
- Zusätzlich können extern bereitgestellte Dokumente auf korrekt erfasste Metadaten geprüft werden.
Das DMS wurde als Cloud-Lösung entwickelt, um unter anderem das standortunabhängige Arbeiten für alle Mitarbeiter:innen zu ermöglichen. Darüber hinaus können nun alle Mitarbeiter:innen selbstständig und in definierten Rollen im DMS arbeiten.
Benefits
Im Fokus: Der Metadatenmanager
Vorteile für die Messe Berlin GmbH
- Ein zentrales und aktuelles Archiv, das 24 Stunden geöffnet und standortunabhängig zugänglich ist
- Systematische Ablage und Organisation der Dokumente
- Intuitive und effiziente Suche
- Signifikante Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter:innen durch erheblich kürzere Recherchewege
- Mitarbeiter:innen der Messe Berlin können flexibel und individuell auf ihre Kunden eingehen
- Keine Wartungsarbeiten oder Updates (SaaS)
Vorteile der ASSECOR-Leistung auf einen Blick
- Beratung und Prototyping der von Assecor konzipierten Komplettlösung
- Konzeption eines funktionalen Ablagesystems
- Anpassung von Microsoft SharePoint und Entwicklung des Metadatenmanagers "MetaMan"
- Umsetzung eines geeigneten Rollen- und Berechtigungskonzepts
- Workshops und angeleitetes Lernen
- First-Level-Support
- Projekt- und Prozessmanagement
Das Projekt auf einen Blick
Mitarbeiter:innen: 1003
Projektdauer: 9 Monate
Umsatz der Messe Berlin: 286 Mio. € (2019)