Assecor Migration Studio

Automatisiertes Archivieren: Case Study
Business
Energiewirtschaft
Sales
700 Millionen
Employee
800
Residence
Frankfurt/Main
ASSECOR Services
  • Business Application
  • Data Management
  • Software Development

Dokumente automatisiert zu archivieren ist längst keine Raketenwissenschaft mehr. Mit dem Assecor Migration Studio können Sie schnell und einfach an die richtigen Daten kommen. Es ist ein Dienst, der auch große Mengen an Daten in fast jedem Dateiformat verarbeiten kann. So kann eine erfolgreiche Digitalisierung gelingen.

Herausforderung

In jedem Unternehmen, so auch bei der Energie AG, häufen sich digitale Dokumente auf Servern und auf einzelnen Rechnern. Sie sind zum Teil schlecht sortiert, unauffindbar oder in einem falschen Dateiformat abgespeichert. Eine unüberschaubare Anzahl von Dokumenten können ein unternehmensweites Netzwerk belasten. Sie verursachen Kosten, zum Beispiel für die stetige Erweiterung des physischen Speicherplatzes. Aber auch andere Kosten steigen, etwa durch aufwändige Recherchen und das Überschreiten von Frusttoleranzen, sprich: die Produktivität der Mitarbeiter sinkt. Das ist besonders bedauerlich, da man in den meisten Fällen nur einen Bruchteil der vorhandenen Dokumente braucht. Es müssen dafür aber unproportional viele durchgesehen werden. Der andere und größere Teil dient dazu eventuell ausschließlich der Dokumentation. Die Energie AG weiß jedoch bereits, dass das Archivierungssystem verbesserungsbedürftig ist.

Hier setzt Assecor an. Wir definieren gemeinsam mit dem Kunden in einem Beratungsgespräch Anforderungen, die später als Projektgrundlage dienen. Aus den Anforderungen können wir ermitteln, dass der Kunde einen Konvertierungsdienst benötigt. Dieser Konvertierungsdienst sollte folgendes können: rund um die Uhr Dateien archivieren und bei Bedarf vorab in das Format PDF/A konvertieren – unabhängig vom Ausgangsdateiformat. Außerdem sollte die Leistungsfähigkeit skalierbar sein, aber eine Mindestmenge von 10.000 Dateien täglich archivieren können.

Aus den Anforderungen können wir ermitteln, dass der Kunde einen Konvertierungsdienst benötigt.
Carsten Schulze, Consultant Anwendungen & Prozesse

Lösung

Auf dem Markt war keine Software zu finden, die die Anforderungen zu mindestens 90 Prozent erfüllt. Assecor empfiehlt daher hinsichtlich der Kosten-Nutzen-Rechnung eine Eigenprogrammierung. So entstand das Assecor Migration Studio (AMS). Es kann alle an das Szenario gestellten Anforderungen problemlos und effizient realisieren.

1. Das AMS konvertiert alle gängigen Dateiformate und mehr

  • Das AMS konvertiert beispielsweise das häufig verwendete Office-Format mit äußerst geringen Fehlerraten, da es in der Lage ist, die Microsoft Office-Software „ferngesteuert“ zu nutzen.
  • Dabei sind die zu konvertierenden Dateiformate nahezu beliebig wählbar: Das AMS ist kein geschlossenes System, sondern kann je nach Kundenwunsch beliebig angepasst werden.
  • Aktuell existieren unter anderem Schnittstellen zu Microsoft Word (doc, docx, dot, dotx) und Open Office (odt, ods, odp, odg, odf). Zusätzlich ist es möglich, Grafiken (bmp, jpg, png, tiff, wmf) in PDF umzuwandeln.
  • Darüber hinaus ist das AMS in der Lage, Inhalte aus ZIP- Dateien (auch einzeln) zu entpacken, zu konvertieren und abzulegen.

2. Das AMS ist enorm skalierbar

Das Assecor Migration Studio verfügt über eine theoretisch unbegrenzte Leistungsfähigkeit. Beliebig viele Konvertierungscomputer können gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, ohne auch nur eine Datei doppelt zu verarbeiten. Je nach Kundenwunsch kann die Rechenleistung auch direkt in die Cloud verlagert und die Konvertierung über Microsoft Azure® durchgeführt werden. Damit ist das AMS enorm skalierbar und kann im Rahmen von Einmal-Aufwänden, aber auch als dauerhafter Dienst eingesetzt werden.

3. Das AMS konvertiert auf Wunsch oder automatisch

Das Assecor Migration Studio bietet für die Konvertierung grundsätzlich zwei Betriebsmodi. Es ist möglich, einen Ordner zu überwachen und alle Dateien innerhalb dieses Ordners automatisch ohne Benutzerinteraktion zu konvertieren; im Anschluss startet eine Archivierung durch ein Fremdsystem (on premise). Die Schnittstelle zwischen AMS und Fremdsoftware wird zu Projektbeginn in Abstimmung mit dem Kunden definiert. Es ist auch möglich, dass das AMS sich die Dateien aus einem DMS System abholt.

Eine andere Möglichkeit (on demand) besteht darin, Dateien explizit auf Benutzeranfrage zu konvertieren. In beiden Fällen können beliebig viele Meta-Daten mitverarbeitet werden.

Ob nun on premise, on demand oder ob eine Hybridlösung aus beidem zum Einsatz kommt, richtet sich nach dem Bedarf des Kunden. Der Bedarf wird durch unsere Berater in einem Anforderungsgespräch gezielt ermittelt und in Feedbackrunden validiert.

Kommt es einmal zu Konvertierungsfehlern, erkennt das AMS diese Fehler und meldet sie dem Anwender. Solche Fehler entstehen beispielsweise bei komplexen Office-Dokumenten mit integrierten Datenbankverbindungen, zu denen zum Zeitpunkt der Konvertierung keine Verbindung zur Datenbank besteht. Wie sich das AMS beim Auftreten eines Fehlers genau verhalten soll, können unsere Berater ebenfalls vorab mit dem Kunden definieren.

Benefits

Die Energie AG hat ein automatisiertes und anpassbares Tool zur Verfügung, das schnelle Erfolge beim Herstellen der gewünschten Ziel-Datenstruktur liefert. Das AMS ist außerdem für den Kunden dauerhaft im gewünschten Umfang verfügbar. Allein in diesem Projekt kann mit Hilfe des AMS ein Kostenvorteil von 32% realisiert werden. Die spezifische Fehlerquote sinkt im Vergleich zur manuell durchgeführten Migration von bisher durchschnittlich 48 Prozent auf jetzt 0 Prozent. Außerdem ermöglichte das anpassbare Konvertierungsverhalten des AMS die Berücksichtigung von Änderungswünschen auch im laufenden und in zukünftigen Projekten.

Facts & Figures

  • Gemeinsam mit dem Kunden ermitteln wir die genauen Anforderungen an das Tool

    Anpassungsfähig und erweiterbar

    Gemeinsam mit dem Kunden ermitteln wir die genauen Anforderungen an das Tool
  • Fehlerquote. Zuvor betrug sie 48 Prozent

    0 Prozent

    Fehlerquote. Zuvor betrug sie 48 Prozent
  • Kostenvorteil mit Hilfe des AMS allein in diesem Projekt

    32 Prozent

    Kostenvorteil mit Hilfe des AMS allein in diesem Projekt