Hafen mit Schiff und Frachtkränen

Microsoft SharePoint: Eine integrierte Intranet-Lösung für die Hamburg Port Authority

Ein effizientes und sinnvolles Intranet für Redakteur:innen und Mitarbeiter:innen auf Basis von Microsoft SharePoint und weiterer integrierter Tools. Die Individuallösung ermöglicht der HPA ein strukturiertes Lenken von Prozessen.

Herausforderung

Die HPA hatte initial bereits vier Punkte identifiziert, die für die Einführung eines neuen Intranets sprachen. Es war klar, dass die bestehende Software teilweise abgelöst werden musste. Offen war jedoch noch, ob eine Lösung entwickelt werden sollte, die auf die nativen Mittel des SharePoints zurückgreift, oder ob eine zusätzliche Software eines Drittanbieters notwendig sein würde.

Auslaufender Support

Der Support für das derzeit genutzte SharePoint 2010 wird ab Oktober 2020 auslaufen.

Veraltete Strukturen

Die aktuell geltende Informationsarchitektur konnte nicht beibehalten werden. Außerdem war es nicht möglich, die Unternehmensstrukturen ausreichend und flexibel genug abzubilden.

Ein hoher Wartungsaufwand

Fehler, Störungen und Anpassungen konnten nur mit viel Aufwand von der IT bewältigt werden.

Geringe Nutzungsfreundlichkeit

Damit einhergehend bestand ein unnötig hoher Aufwand für Redakteur:innen auf der einen und einen ebenso hoher für Nutzer:innen auf der anderen Seite. Es war dementsprechend mit einigem an Aufwand verbunden, relevante Inhalte passgenau aufzufinden.

„Der Workshop war super! Die Workshop-Leiter der Assecor haben uns an den richtigen Stellen Tipps gegeben, uns durch die neue Umgebung geleitet und waren jederzeit souverän.“

Redakteur und Workshopteilnehmer, HPA

Lösung

Unter Einbeziehung aller relevanten Akteure innerhalb des Unternehmens - von der Schwerbehindertenvertretung bis zum Marketing -, nahm das Team von Assecor zusammen mit der HPA die weitgefächerten Anforderungen an die neue Lösung auf und plante das Projekt vom Grund auf neu. Hierbei ging man nach PRINCE2 vor.

Nach dem Vergleich von nativen SharePoint-Mitteln und 35 Redaktionstools, entschied sich die HPA aufgrund der Anforderungen dafür, ein Intranet-Tool eines Drittanbieters einzukaufen.

Ein Projektteam bestehend aus Mitarbeitenden des Intranet-Partners, der HPA und Assecor setzte das neue Intranet inklusive integriertem Redaktionstool und zeitgemäßen Design um. Sowohl die Konzeption als auch die Umsetzung erfolgten in enger Zusammenarbeit mit der HPA.

Ohne das nötige Know-How auf Seiten der individuellen Nutzer:innen bleibt allerdings jede noch so gute IT-Lösung ungenügend. In der Projektplanung waren daher 7 zusätzliche Schulungen für 103 Redakteur:innen und Power-User:innen enthalten. Diese wurden von Assecor durchgeführt.

Zusätzlich zur Einführung der neuen Software-Lösung wurden umfassende Tests durchgeführt und letzte Feinabstimmungen vorgenommen.

Abschließend konnten die Inhalte bereinigt, aktualisiert und an die neue Struktur angepasst werden, um sie schließlich in die neue Lösung zu migrieren. Die Inhalte wurden letztlich entsprechend einer klaren Struktur abgelegt, was ihre situative Auffindbarkeit stark vereinfachte.

Vorteile der Assecor-Lösung

Individuell und strukturiert für die HPA
Maßgeschneiderte Lösungen
Jede IT-Infrastruktur bedarf einer individuellen Behandlung. Durch unsere langjährige Erfahrung und Expertise können wir eine adäquate Bewertung vornehmen und entsprechende Analysen durchführen.
Strukturiertes Lenken
Ein hohes Maß an Transparenz ermöglicht die Nachvollziehbarkeit von getroffenen Entscheidungen. Wir helfen Ihnen, die Lenkung Ihres Unternehmens nachhaltig und zukunftssicher zu strukturieren.
Microsoft Gold Partner
In enger Abstimmung mit dem Kunden und den jeweiligen Bedürfnissen erarbeiten wir eine optimale Strategie hinsichtlich einer durchdachten Software-Umgebung.

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Headline für Dreifaltigkeit.
Maßgeschneiderte Lösungen
Jede IT-Infrastruktur bedarf einer individuellen Behandlung. Durch unsere langjährige Erfahrung und Expertise können wir eine adäquate Bewertung vornehmen und entsprechende Analysen durchführen.
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